قسمت دوم

قواعد عمومی راجع به متصدیان تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی (سردفتران و دفتر یاران)

برای اولین بار در 13 بهمن سال  1307 قانون تشکیل دفاتر اسناد رسمی در 20 ماده به تصویب رسید که بر اساس آن متعاملین در ثبت اسناد خود در دفاتر آزاد و مختار بودند و دفاتر اسناد رسمی حق ثبت اسناد مربوط به نقل و انتقالات راجع به املاک ثبت شده را نداشتند.

پس از قانون 21 بهمن سال 1308 در 26 اسفند ماه سال 1310 قانون ثبت اسناد و املاک در 141 ماده تصویب شد که ناسخ قانون مصوب 21 بهمن 1308 بوده و از اول فروردین ماه سال 1311 قابل اجرا گردید و این قانون به جز موادی که در تاریخ 18/10/51 و بعد از آن اصلاح یا الحاق شده تا کنون به مدت هفتاد سال است که مورد استناد و عمل می باشد و بر اساس همین قانون ثبت املاک اجباری و ثبت اسناد جز در موارد مندرج در مواد 46 و 47 اختیاری است.

تشکیل دفاتر اسناد رسمی بر اساس قانون فوق با بنیان جدید توسط علی اکبر داور (وزیر دادگستری پهلوی اول) پایه گذاری شد. تا آن زمان علمای روحانی و مراجع مذهبی اسناد مردم را تنظیم و ثبت می کردند ولی دارای دفاتر رسمی نبودند و این امر موجب تنظیم اسناد معارض در نزد همان مراجع یا مراجع دیگر می شد و برای معاملات، امنیتی وجود نداشت.

داور به قوانین اروپایی آشنایی داشت و میل داشت که سیستم فرانسه را در ایران اجرا نماید، ولی به لحاظ کمبود تحصیل کرده های لیسانسیه حقوق این کار عملاً مقدور نبوده و آن تعداد تحصیل کرده هم در تنظیم اسناد مردم وارد نبودند، لذا به همان محاضر شرعی رسمیت دادند و برای صاحبان آن محاضر ابلاغ تأسیس دفتر اسناد رسمی صادر نمودند ولی یک نفر هم به عنوان نماینده ثبت که اکنون دفتریار خوانده می شود در دفاتر حضور داشت که خود نیز دارای دفتر بود همان سندی را که سردفتر ثبت می نمود او نیز در دفتر خود ثبت می کرد. در ضمن سردفتر را هم کنترل می نمود. از اولین سردفتران که ابلاغ گرفتند می توان از شیخ عبدالحسین نجم آبادی، ایروانی، شیخ ابوالقاسم تویسرکانی و … نام برد.

مبحث اول: نحوه انتخاب سردفتران و دفتریاران

در 25 تیرماه سال 1354 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران به عنوان قانون مستقل از تصویب مجلس گذشت، تا کنون این قانون با اصلاحات الحاقی اجرا می شود.

تعریف دفترخانه، سردفتر و دفتریار و وظایف آنان در موارد 1 الی 3 قانون مذکور بیان شده است: «دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری [اکنون قوه قضاییه] است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوطه تشکیل می شود. سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است.» و «اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری [ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور] منصوب و سردفتر نامیده می شود.

با توجه به تغییرات حاصله در نظام قضایی کشور قوه قضاییه بعد از انقلاب طبق اصل 156 قانون اساسی، به عنوان قوه ای مستقل در کنار دو قوه دیگر تشکیل گردید، که ریاست آن عالی ترین مقام قوه قضاییه است: طبق اصل 160 قانون اساسی وزیر دادگستری مسئولیت کلیه مسایل مربوط به روابط قوه قضاییه با قوه مجریه و مقننه را برعهده دارد و فقط اختیار استخدام کارکنان اداری قوه قضاییه با وزیر می باشد که از طرف ریاست قوه قضاییه به ایشان تفویض می شود. اکنون صدور ابلاغ سردفتران با ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که معاونت قوه قضاییه را دارد، می باشد و وزیر دادگستری برخلاف مفاد ماده مذکور سردفتران را نصب و عزل نمی کند. و نیز «هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را داراست و دفتریار اول نامیده می شود، می تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد. دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات این قانون منصوب می شود».

دفتریار علاوه بر اینکه معاونت دفترخانه را دارد، نماینده ثبت هم محسوب می شود که بعد از تصویب قانون سال 54 ثبت اسناد دفتر دفتریار منسوخ شد و در حال حاضر اسناد فقط در یک دفتر، سردفتر ثبت می شود و دفترخانه می تواند دفاتر دیگری مثل دفتر اتومبیل و دفتر بانکی داشته باشد که از دفتر سردفتر شماره می گیرند، و سردفتر باید از سازمان ثبت مجوز داشتن چنین دفاتری را قبلاً اخذ نماید.

امتیاز سردفتری جهت تأسیس دفترخانه که با صدور ابلاغ از سوی ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صورت می گیرد، فقط برای محلی معتبر است که سردفتر برای آن محل قبول شده و ابلاغ گرفته است. سردفتر حق افتتاح دفتر و یا شعبه ای از دفتر را در خارج از محل و حوزه ابلاغ خود ندارد و باید محل تأسیس دفتر را به سازمان ثبت قبل از شروع به کار معرفی نماید تا مورد موافقت قرار گیرد.

مطابق ماده 2 قانون ثبت «… مسئولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی جز در محل مأموریت خود نمی توانند انجام وظیفه نمایند، اقدامات آنان در خارج از محل اثر قانونی ندارد.» ماده درصدد بیان صلاحیت محلی سردفتر است و آن هم از جهت محل خدمت و حوزه ثبتی است که امتیاز و ابلاغ تأسیس دفترخانه برای آنجا صادر گردیده، (باید شهر باشد) لازم به ذکر است که دفاتر از جهت تعیین صلاحیت تنظیم اسناد مختص محلی خاص نمی باشند. سردفتر در هر محلی که بوده باشد اختیار و حق تنظیم اسناد املاک و اموال منقول یا غیر منقول تمام نقاط کشور را داراست. سردفتر تهران می تواند نسبت به تنظیم اسناد نقل و انتقال املاک واقع در مشهد، اصفهان، ارومیه و … با اخذ مجوزهای لازم از محل وقوع ملک اقدام نماید.