مقالات

نحوه تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی 4

کمتر از یک دقیقه برای خواندن

فصل سوم

قواعد عمومی راجع به ماهیت و آثار اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی

در این فصل ابتدا ماهیت اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی در مبحث اول و آثار اسناد تنظیمی در مبحث دوم مورد بررسی قرار می گیرد.

مبحث اول: ماهیت اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی

الف: تعریف سند رسمی

قانون مدنی ایران سند را در ماده 1284 چنین تعریف نموده است:

«سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.»

سند در لغت به معنی «آنچه بدان اعتماد کنند» آمده است.[1] قانون مدنی ایران در ماده 1286 سند را دو نوع دانسته است: سند یا رسمی است یا عادی.

سند رسمی: ماده 1287 ق.م سند رسمی را چنین تعریف می کند: «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد، رسمی است.»

مفاد و مندرجات اسناد در صورتی دارای اعتبارند که مخالف قوانین نباشند و مواردی که اسناد عادی اعتبار سند رسمی را دارند در ماده 1291 ق.م به آنها تصریح شده است: «اسناد عادی در دو مورد اعتبار اسناد رسمی را داشته، درباره طرفین و وراث و قائم مقام آنان معتبر است:

1- اگر طرفی که سند بر علیه او اقامه شده صدور آن را از منتسب الیه تصدیق نماید.

2- هر گاه در محکمه ثابت شود که سند مزبور را طرفی که آن را تکذیب یا تردید کرده فی الواقع امضاء یا مهر کرده است.»

ب: شرایط تنظیم اسناد رسمی در دفاتراسناد رسمی

شروطی را که قانونگذار برای اسناد رسمی قائل شده، می توان بدین شرح بیان نمود:

اول: محلهای تنظیم اسناد که ادارات ثبت اسناد و املاک، یا دفاتر اسناد رسمی یا محلهایی که مأمورین رسمی در حدود صلاحیتشان تنظیم می نمایند، مانند: اسناد سجلی (شناسنامه ها) تنظیمی در ادارات ثبت احوال، صدور گواهینامه (از سوی ادارات راهنمایی و رانندگی)، صدور گذرنامه (از سوی اداره گذرنامه)، تنظیم گزارش اصلاحی توسط دادگاه، حین اعلام سازش طرفین دعوی و …

دوم: تنظیم اسناد باید توسط مأمورین رسمی باشد یعنی کسی که از طرف مقامات صلاحیتدار کشور برای تنظیم سند رسمی خاص معین شده باشد خواه مستخدم دولت باشد (آنهایی که ابلاغ رسمی دارند و حق امضاء با توجه به پست سازمانی دارند) یا غیر مستخدم مانند سردفتران اسناد رسمی که ابلاغ از سازمان ثبت اسناد و املاک وابسته به قوه قضاییه برای تأسیس دفترخانه برای تأسیس دفترخانه دارند ولی مستخدم رسمی دولت نیستند. در هر حال، تنظیم کننده سند نسبت به سندی که تنظیم می کند باید دارای صلاحیت قانونی باشد.

سوم: اسناد تنظیمی باید طبق مقررات قانونی و با توجه به تشریفات و مدارک و مستنداتی که قانون مقرر داشته، تنظیم شوند، چه مقررات شکلی باشد چه ماهوی.

چهارم: اسناد تنظیمی مخالف قوانین نباشند. منظور قانونگذار، قوانین آمره و جاری است. مفاد اسناد تنظیمی چنانچه مخالف نظم عمومی و قواعد آمره باشد، قابلیت اجرا نخواهند داشت و یا چنانچه مخالف قوانین جاریه باشند فاقد اعتبار خواهند بود «رسمی بودن سند اعتبار مفاد آن را تضمین نمی کند و در آن اثر ندارد و تنها انتساب سند به امضاء کننده آن و وقوع مفاد و مضمون سند را معتبر می سازد. بنابراین، سند رسمی مخالف قانون نیز اعتبار ندارد.»[2]

در همین رابطه ماده 1293 ق.م متذکر است: «هر گاه سندی به وسیله یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد سند مزبور در صورتی که دارای امضاء یا مهر باشد عادی است.»

به عبارتی می توان گفت که این ماده نوعی بیان مفهوم مخالف ماده 1287 قانون مدنی است، یعنی سند تنظیمی توسط مأمور رسمی فاقد صلاحیت نسبت به آن سند خاص، مانند اینکه مأمور کلانتری به صدور گذرنامه اقدام نماید یا بایگان اداره ثبت به جای متصدی دفتر املاک سند مالکیت صادر نماید. هر چند مأمور کلانتری یا بایگان ثبت مأمورین رسمی دولت هستند، ولی صلاحیت تنظیم اسناد فوق را ندارند و یا عدم رعایت موازین قانونی و یا عدم اخذ مدارک و مستندات برای تنظیم سند تنظیمی را فاقد اعتبار اسناد رسمی می کند، هر چند، سند امضاء شده باشد، سند عادی تلقی می شود و آثار اسناد عادی بر آن مترتب است.

مبحث دوم: آثار اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی

الف: اعتبار مندرجات و محتویات اسناد رسمی

تمام عبارات و امضاها و مفاد سند، محتویات و مندرجات سند را تشکیل می دهند عبارات سند باید مطابق و منطبق با قوانین و مقررات جاری باشد و تماماً ثبت دفتر سردفتر شود. عبارات و مندرجات سند و دفتر باید توسط متعاملین و سردفتر و دفتریار به عنوان مأمورین رسمی امضاء شود.

پس از این مراحل، سند تنظیمی، رسمی است و تا زمانی که مجعولیت آن در نزد محاکم و مقامات صالح ثابت نشده دارای اعتبار قانونی و لازم الاجرا است. بنا به تصریح ماده 70 ق.ث سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده، رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آن سند ثابت شود.

مفاد اسناد رسمی برخلاف اسناد عادی که می توان نسبت به آنها انکار و تردید یا ادعای جعلیت نمود قابل انکار و تردید نمی باشد و تنها می توان ادعای جعلیت نسبت به اسناد رسمی نمود. همان طور که در ماده 1292 ق.م بدان تصریح شده «در مقابل اسناد رسمی یا اسنادی که اعتبار اسناد رسمی یا اسنادی که اعتبار اسناد رسمی را دارد انکار و تردید مسموع نیست و طرف می تواند ادعای جعلیت به اسناد مزبور کنند … همان طور که در قسمت تعریف سند رسمی بیان شد و در ماده 1287 ق.م آمده است: «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود و صلاحیت آنها طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند رسمی است.» یعنی سند رسمی همه اعتبار و امتیازهای خود را از دخالت مأمور رسمی می گیرد. مأمور رسمی ناظر و شاهد ممتازی است که قانون، برای ثبت وقایع و احراز سمت و راهنمایی اشخاص و رعایت مقرراتی قانونی، گمارده است و امضای او هر گونه تردید را نسبت به صحت وقوع عمل حقوقی و انتساب آن از بین می برد. ظنی که در این باره ایجاد می شود چندان قوی است که برای اثبات وقایع و اجرای مفاد آن کافی است و نیاز به تأیید اضافی ندارد.[3]

ب: مزایای اسناد رسمی

امتیاز ویژگی اسناد رسمی از اسناد عادی این است که طی تشریفات خاص در حضور مأمورین رسمی و در حدود صلاحیت آنان و بر طبق قوانین و مقررات قانونی تنظیم و ثبت می شوند و امضاء مأمورین رسمی موجب اعتبار و قدرت این اسناد است. امضاء اسناد رسمی در دفاتر توسط متعاملین یا وکلای آنان که پس از قرائت و تطبیق مدارک صورت می پذیرد دلیل رضایت آنان به محتویات و مندرجات سند می باشد که ماده 65 ق.ث نیز به این امر تصریح دارد. لذا انکار مندرجات اسناد رسمی راجع به اخذ تمام یا قسمتی از وجه یا مال و یا تعهد به تأدیه وجه یا تسلیم مال مسموع مقامات ذیربط و ذیصلاح نخواهد بود و کسی که به موجب سند رسمی متعهد و ملزم گردیده ملزم به انجام تعهد خود در قبال متعهد له است. فراز دوم ماده 70 ق.ث بیانگر این مطلب است.

قضات و مأمورین دیگر دولتی که موظف به اجرای مفاد اسناد رسمی هستند بدون جهت قانونی حق استنکاف از اعتبار دادن به اسناد رسمی ندارند در غیر این صورت ضمن محکمه انتظامی ملزم به جبران خسارت وارده به صاحبان اسناد رسمی خواهند بود که این الزام در ماده 73 ق.ث بیان شده. از مزایای دیگر اسناد رسمی در محاکم دادگستری چنانکه دعوای خواهان مستند به سند رسمی باشد، می تواند از دادگاه درخواست تأمین خواسته نماید و دادگاه مکلف به قبول درخواست است که در بند الف ماده 108 ق.آ.د.م جدید ذکر شده.

در محاکم قضایی، اتباع بیگانه چه خواهان باشند یا به عنوان شخص ثالث وارد دعوا شوند (ورود ثالث) و خوانده ایرانی، باشد باید تأمین مناسب بسپارند ولی چنانچه دعاوی اتباع بیگانه مستند به سند رسمی باشد از دادن تأمین معاف هستند که مواد 144 و 145 ق.آ.د.م اشاره به این امر دارند.

اسناد رسمی تنظیمی در خصوص صلح و سازش بین طرفین دعوی پرونده های قضایی یا رضایت نامه و امثال آنها موجب ختم پرونده در مراجع قضایی شده و دادگاهها به موجب این اسناد و قید آنها در آرای خود به دادرسی خاتمه می دهند و اجرای این گونه آراء تابع مقررات راجع به اجرای مفاد اسناد لازم الاجرا خواهد بود.

محتویات و مندرجات اسناد رسمی درباره متعاملین و وراث و قائم مقام آنان معتبر است در صورتی که قانون تصریح کرده باشد نسبت به اشخاص ثالث نیز دارای اعتبار می باشند و می توانند از مزایای اسناد رسمی بهره مند شوند. اسناد راجعه به معاملات و تعهدات و اموال غیر منقول که مطابق قوانین و مقررات ثبت شده یا باشند در مورد طرفین معامله و قائم مقام آنان دارای اعتبار و رسمیت خواهند بود در همین رابطه مواد 71 و 72 متذکر می شوند که:

«اسناد ثبت شده در قسمت راجعه به معاملات و تعهدات مندرجه در آنها نسبت به طرفین یا طرفی که تعهد کرده و کلیه اشخاصی که قائم مقام قانونی آنان محسوب می شوند رسمیت و اعتبار خواهند داشت.

همچنین کلیه معاملات راجع به اموال غیر منقوله که بر طبق مقررات راجع به ثبت املاک ثبت شده است نسبت به طرفین معامله و قائم مقام قانونی آنها و اشخاص ثالث دارای اعتبار کامل و رسمیت خواهد بود.

ج: لازم الاجرا بودن مفاد اسناد رسمی

از آثار دیگر اسناد رسمی لازم الاجرا بودن مفاد اسناد الاجرایی است که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم و بدون مراجعه به محاکم دادگستری و نیاز به احکام دادگاهها لازم الاجرا هستند و قضات و مأمورین دولتی مکلف به اجرای مفاد اسناد می باشند. ادعای مجعولیت سند رسمی نیز مانع اجراء آن نمی باشد مگر اینکه دادگاه قرار مجرمیت متهم را صادر نماید.

مواد 92 الی 95 و 99 ق.ث تصریح و دستور به اجرای مفاد کلیه اسناد رسمی دارند: «مدلول کلیه اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج حکمی از محاکم عدلیه لازم الاجرا است مگر در مورد تسلیم عین منقولی که شخص ثالثی متصرف و مدعی مالکیت آن باشد و همچنین کلیه اسناد راجع به معاملات املاک ثبت شده و مستقلاً و بدون مراجعه به محاکم لازم الاجرا است و عموم ضابطین عدلیه [قوه قضایی] و سایر قوای دولتی مکلف هستند که در مواقعی که از طرف مأمورین اجراء با آنها مراجعه می شود در اجراء مفاد ورقه اجرائیه اقدام کنند، و نیز ادعای مجعولیت سند رسمی عملیات راجع به اجرای آن را موقوف نمی کند مگر پس از اینکه مستنطق (بازپرس) قرار مجرمیت متهم را صادر و مدعی العموم (دادستان) هم موافقت کرده باشد که با توجه به تشکیلات و سیستم فعلی قوه قضاییه این امر به عهده قاضی رسیدگی کننده پرونده می باشد.

مبحث اول: احراز مالکیت انتقال دهنده

هر چند قانون ثبت اسناد املاک در ایران قدمت زیادی دارد ولی متأسفانه آن گونه که شایسته اجرای مفاد قانون بوده در عمل بهایی به آن داده نشده و این امر موجب ایجاد خسارات زیاد مادی و معنوی برای جامعه در بیشتر موارد شده است، کشوری که بیش از هفتاد سال صاحب قانون و مقررات ثبتی است. خیلی از املاک آن فاقد سند مالکیت، یا در جریان ثبتی است و معاملات اراضی و املاک آن به صورت قولنامه ای و دست نویس و به روال قدیمی و جامعه سنتی با حدود و ثغور اظهاری بین مردم معامله می شود. تصویب قوانین متعدد در عرض این قانون در مورد املاک اعم از واقع در شهرها یا خارج از شهرها و املاک زراعی و باغات و رویه دادگاه در برخورد با معاملات اسناد عادی در خصوص اموال غیر منقول موجب عدم اجرای دقیق قانون ثبت و پیچیدگی در امر مالکیت شده است.

بعد از پیروزی انقلاب در 22 بهمن سال 1357 حکومت جمهوری اسلامی جهت اجرای  اصول 31 و 45 قانون اساسی برای تهیه مسکن افراد در جامعه مندرج در اصل چهل و پنجم قانون مذکور در راستای تسلط به انفال و ثروتهای عمومی از قبیل زمینهای موات یا رها شده، قانون زمین شهری را برای تعیین وضعیت اراضی داخل محدوده قانونی و حریم استحفاظی شهرها و شهرکها در تاریخ 5/4/58 و ماده واحده قانون مرجع تشخیص اراضی موات و ابطال اسناد آن را در جهت تعیین وضعیت اراضی خارج از محدوده استحفاظی را در تاریخ 30/9/1365 تصویب نمودند با توجه به ماده 6 قانون زمین شهری: «کلیه زمینهای موات شهری اعم از آنکه در اختیار شاخص یا بنیادها و نهادهای انقلابی دولتی یا غیردولتی باشد در اختیار دولت جمهوری اسلامی است و اسناد و مدارک مالکیت گذشته ارزش قانونی ندارد …» و نیز با توجه به مفاد ماده واحده کلیه اسناد و مدارک مربوطه به غیر دولت اعم از رسمی و غیر رسمی مربوط به اراضی موات (یا سند مربوط به قسمتی اراضی که موات باشد) واقع در خارج از محدوده استحفاظی شهرها به استثناء اراضی که توسط مراجع ذی صلاح دولت جمهوری اسلامی ایران واگذار شده باطل و این قبیل اراضی در اختیار دولت جمهوری اسلامی ایران قرار می گیرد…) هر چند که بعضی از مالکین اسناد مالکیتی را که قبلاً به نامشان صادر شده در دست دارند ولی با آرای کمیسیونهای مربوطه و به حکم قانون اسناد آنان باطل و به نام دولت سند جدید دریافت داشته، لذا احراز مالکیت؛ در دفاتر اسناد رسمی با توجه به تنوع اسناد دقت و مهارت لازم را طلب می کند و نسبت به اسناد مختلف اعم از قطعی منقول، صلح منقول و غیر منقول و منافع و حقوق و اسناد قطعی منقول متفاوت است که سران دفاتر اسناد رسمی و دفتریاران و کارکنان دفاتر باید این امر مهم را مدنظر داشته باشند، و نسبت به مورد مطالعه مدارک، مالکیت مخصوص آن سند جهت احراز مالکیت انتقال دهنده یا واگذار کننده حقوق را بررسی نمایند.

الف: املاک ثبت شده

سردفتران و دفتریاران در صورتی می توانند نسبت به تنظیم و ثبت معامله ای اقدام نمایند که مالکیت فروشنده یا انتقال دهنده حق را احراز نمایند. در صورت تنظیم سند و ثبت آن بدون احراز مالکیت، مسئولیت مدنی ناشی از ایجاد خسارت به خریدار یا انتقال گیرنده و نیز مسئولیت انتظامی از نظر عدم رعایت نظامات و قوانین را خواهند داشت هر چند که ماده 22 ق.ث بیان می دارد: «همین که ملکی مطابق قانون در دفتر املاک به ثبت رسید دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده و یا کسی که ملک مزبور به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی ارثاً به او رسیده باشد مالک خواهد شناخت در مورد ارث هم ملک وقتی در دفتر املاک به اسم وارث ثبت می شود که وراثت و انحصار آنها محرز و در سهم الارث بین آنها توافق بوده و یا در صورت اختلاف حکم نهایی در آن باب صادر شده باشد.» یعنی دفاتر اسناد رسمی باید کسی را که سند مالکیتی ارائه می کند، که از طرف اداره ثبت مربوطه به نام وی ثبت و صادر شده، مالک بشناسد یا به بیان دیگر سند مالکیت وسیله اثبات مالکیت صاحب سند است مگر اینکه در مراجع ذی صلاح خلاف آن ثابت و محرز شود، و می توان گفت زمانی این ماده اماره مطلق قانونی تلقی می شد، ولی اکنون به ویژه بعد از انقلاب که طبق قانون زمین شهری یا آرای محاکم انقلاب، اسناد مالکیت اراضی موات و یا اسناد مالکیت بعضی افراد که وابستگان حاکمیت قبلی بودند باطل و به نام دولت اسناد مالکیت آنها صادر گردیده، و اسناد مالکیت قبلی صادر در دست مالکین سابق دیگر ورقه مالکیت مورد قبول و حمایت دولت و ارگانهای دولتی نیست و باید قبلاً صحت مالکیت و سند با توجه به تمام مندرجات آن از ثبت مربوطه استعلام و سپس سند تنظیم و ثبت شود.

هر چند در آیین نامه، دفاتر اسناد رسمی فقط ملزم به استعلام وضعیت املاک ثبت شده در حوزه تهران می باشند. از آنجا که قانون ثبت پا به پای قوانین دیگر که بعد انقلاب تصویب شده اند تغییر و تحول نیافته به نظر بهتر است جهت جلوگیری از هر گونه احتمال سوء استفاده از اسناد جعلی و باطله و ممانعت از ایجاد خسارت وضعیت املاک ثبت شده در تمامی کشور از ادارات ثبت مربوطه استعلام شود.

ب: املاک ثبت نشده (در جریان ثبتی)

قانونگذار برخلاف املاک ثبت شده سردفتران اسناد رسمی را مکلف به استعلام وضعیت ثبتی املاک ثبت نشده در سراسر کشور نموده و سردفتران قبل از تنظیم و ثبت سند املاک غیر منقول ثبت نشده و در جریان ثبتی باید وضعیت ثبتی ملک را از اداره ثبت استعلام و در صورت عدم منع قانون نسبت به تنظیم و ثبت سند اقدام نمایند.

همچنان که ماده 31 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی به این موضوع تصریح دارد در املاکی که در دفتر املاک ثبت نشده باشد، سردفتر مکلف است قبل از تنظیم سند وضعیت ملک را از اداره ثبت محل استعلام نموده و پس از وصول صورت وضعیت ثبت ملک هر گاه مانعی برای انجام معامله نباشد اقدام به ثبت سند نماید.»

املاک ثبت نشده معمولاً دارای بقایای ثبتی هستند که ادارات ثبت در پاسخ استعلام دفترخانه، مبلغ آن را به ازای ارزش معامله تعیین و به دفترخانه اعلام می کنند، سران دفاتر اسناد رسمی باید قبل از تنظیم سند مبلغ بدهی را محاسبه و فیش مربوطه را صادر و متقاضی ثبت سند باید به حساب مخصوص اداره ثبت واریز و فیش را به دفترخانه ارائه نماید. مبلغ واریزی عبارت است از باقیمانده مخارج و هزینه های ثبتی که متقاضی ثبت مکلف به پرداخت آن می باشد (اعم از حق الثبت و یا هزینه مقدماتی و …) که ممکن است متقاضی حین تقاضای ثبت اولیه قسمتی از حق الثبت را پرداخته نموده و باقی آن دین وی باشد.

در ماده 2 آیین نامه راجع به ماده 120 قانون ثبت املاک مصوب 1325 وظایف اداره ثبت و سران دفاتر را در رابطه وصول بدهی ثبتی چنین بیان شده: «چنانچه متقاضی ثبت پس از خاتمه جریان مقدماتی ثبت بخواهد معامله نماید در پاسخ پرسشنامه دفاتر اسناد رسمی برای معامله باید بقیه بدهی متقاضی را تعیین و به دفترخانه اعلام شود تا پس از وصول بقیه حق الثبت و ارسال آن به اداره ثبت اقدام به معامله نماید.»

در استعلام ثبتی که به صورت فرم چاپی است، دفترخانه در خصوص عدم بازداشت ملک مورد معامله و عدم شمول بند «ز» از اداره ثبت مربوطه وضعیتی ثبتی را سئوال می کند. بند «زِ» در دفاتر و بین مردم مصطلح شده و از زمان تصویب آن حدود 46 سال می گذرد، هر چند به جرئت می توان گفت دیگر موضوعیتی ندارد، ولی استعلام آن روال دفاتر بوده ولی تا کنون سازمان ثبت نسبت به تغییر یا اصلاح فرم استعلامات اتخاذ تصمیم ننموده.

بند «ز» یکی از بندهای ماده واحده «قانون راجع به اراضی دولت و شهرداریها و اوقاف و بانکها مصوب 1335 کمیسیون مشترک دادگستری و مجلسین می باشد. این بند می گوید: «نقل و انتقالاتی که از تاریخ تقدیم این لایحه به مجلس سنا تا خاتمه رسیدگی هیأت مذکور توسط متجاوزین و ایادی متلقای آنها به هر عنوان به عمل آمده باشد معتبر نخواهد بود.»

چنانکه بیان شد نزدیک به نیم قرن از تصویب این بند سپری شده، ولی در فرم استعلامات ثبتی وجود این بند تا کنون باقی است و حذف نشده!

رعایت مقررات و ضوابط در تنظیم اسناد رسمی

الف: تنظیم خلاصه معامله و اقاله و فسخ نامه و ارسال به اداره ثبت مربوطه

سران دفاتر اسناد رسمی مکلفند خلاصه معاملات قطعی و صلح غیر منقول (اعم از قطعی، شرطی، رهنی، اجاره بیش از سه سال یا عمری، رقبی و سکنی، وصیت، وقف، حبس، هبه …) را که در نزد آنان واقع می شود، تنظیم و در ظرف پنج روز از تاریخ وقوع و امضاء معامله به اداره ثبت مربوطه ارسال نمایند. خلاصه معامله اوراق چاپی بهادار می باشند (نمونه در بخش ضمائم پیوست است) که از طرف سازمان ثبت در اختیار دفاتر اسناد رسمی در قبال دریافت بهاء آن قرار داده می شود که دفاتر اسناد باید برای هر ثبت و صفحه دفتر املاک یک خلاصه معامله تنظیم و ارسال نمایند تا معاملات ثبت و امضاء شده در دفاتر اسناد رسمی، در دفتر املاک اداره ثبت مربوطه نیز ثبت شود و آخرین مالک ملک مشخص شود تا از معاملات معارض و سوء استفاده های احتمالی جلوگیری به عمل آید …

بنا به دستور ماده 36 آ.د.ا.ر : «بعد از تنظیم سند سردفتر مکلف است خلاصه معامله را که نزد او واقع شده روی برگهای مخصوص این کار نوشته منتهی در ظرف پنج روز به اداره ثبت بفرستد. خلاصه نامبرده باید حاوی نام پدر و شماره شناسنامه متعاملین نیز بوده و علاوه بر امضاء آنان به امضای سردفتر و نماینده ثبت در صورتی که دارای نماینده باشد ممضی باشد. تخلف از دستور این ماده مستلزم کیفر انتظامی شدید خواهد بود.»

طبق ماده 37 آیین نامه مزبور «در صورتی که معامله راجع به ملک ثبت شده باشد باید خلاصه آن مستقیماً به دفتر املاک ثبت محل فرستاده شود که در ذیل ثبت ملک قید گردد و در غیر این صورت به دایره بایگانی ثبت محل داده می شود. قسمت اول این ماده در مورد وصیت نسبت به املاک ثبت شده هم باید رعایت گردد.» مواد 39 و 45 آیین نامه در همین رابطه بیان می دارند: «در مورد عمری و رقبی و سکنی مقررات ماده فوق راجع به تنظیم خلاصه سند و ارسال آن به اداره ثبت حوزه وقوع ملک باید مجری گردد.» و همچنین «در مورد معاملات با حق استرداد (بیع شرط و رهن و غیره) اتباع خارجه تحصیل اجازه مخصوص از اداره ثبت محل لازم نیست و مثل معاملات اتباع داخله باید وضعیت ثبتی ملک استعلام و خلاصه معامله نیز به اداره ثبت ارسال گردد.

لازم به ذکر است که دفاتر مکلفند بر روی خلاصه ها مهر عدم بیع شرط یا مهر بیع شرط با ذکر شماره سند رهنی را زده و به ثبت ارسال نمایند که در اداره ثبت در دفتر املاک عمل شود.» مهر بیع شرط جهت حفظ حقوق مرتهن و جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی رهن است.

بند 80 مجموعه بخشنامه های ثبتی نیز به موضوع اشاره دارد که:

«در مورد معاملات قطعی که در بیع شرط و رهن نمی باشد در خلاصه معامله و اصل سند مهر عدم بیع شرط و در مواردی که قطعی مشتمل بر رهن یا معامله شرطی است مهر بیع شرط بودن با ذکر مشخصات سند در خلاصه معامله و اصل سند قطعی زده شود.»

در صورتی که یکی از طرفین معامله حق فسخ داشته و بخواهد معامله را فسخ نماید، دفاتر باید فسخ نامه تنظیم (نمونه در بخش ضمایم پیوست است) کنند و به اداره ثبت محل وقوع ملک ارسال دارند. اکثر فسخ نامه ها تنظیمی در دفاتر مربوط به اسناد رهنی بانکها است که پس از استهلاک اقساط وام بانکها سند رهنی را فسخ و جهت اعمال در دفاتر املاک به اداره ثبت مربوطه اطلاع نامه فسخی ارسال می کنند.

ماده 46 آیین نامه دفاتر به این امر تصریح دارد:

«در مورد فسخ معاملات املاک ثبت شده دفاتر اسناد رسمی مکلف هستند پس از قید فسخ در دفاتر و سند مالکیت لاشه سند معامله و اعلامیه فسخ را به دفتر املاک حوزه ثبت ارسال داشته و رسید دریافت نمایند.» بند 75 مجموعه بخشنامه های ثبتی مقرر می دارد:

«فسخ معاملات باید پس از ثبت در ردیف دفتر جاری و اخذ موافقت دارایی مربوطه طبق ماده 187 قانون مالیاتهای مستقیم (قانون فعلی) و اخذ امضاء از فسخ کننده و اخبار در ستون ملاحظات ثبت مربوطه در دفتر سردفتر و در ستون انتقالات سند مالکیت هم ثبت شده به امضاء فسخ کننده و سردفتر برسد و اطلاع نامه فسخ ظرف پنج روز به اداره ثبت محل تحویل گردد و اگر فسخ نسبت به قسمتی از مورد معامله و ثمن باشد نیز اطلاع نامه حاکی از موضوع را ظرف مدت مذکور تحویل نمایند.»

ب: ممنوع بودن هر گونه خدشه در اسناد و دفاتر ثبت اسناد

امروزه جهان شاهد توسعه روزافزون جوامع و تکنولوژیهای متنوع  و مختلف و نیز تنوع فعالیتهای اجتماعی، تجاری، فرهنگی و … است و به موازات این تحولات و تغییرات نحوه و نوع عمل در جعل اسناد توسط جاعلین نیز شیوه های تازه ای به خود گرفته است، لذا قانونگذار مقرر کرده که دفاتر اسناد مجاز به تراشیدن و یا هرگونه الحاق به اسناد و دفاتر پس از امضاء سند نمی باشند و چنانچه توضیحی ضروری باشد، باید در ذیل اوراق یا ثبت دفتر منعکس نموده و طرفین معامله یا امضاء کننده سند امضاء نمایند و نهایتاً سردفتر نیز امضاء را تأیید نماید، در غیر این صورت هر گونه الحاق از درجه اعتبار ساقط است. حساسیت قانونگذار نسبت به هر گونه الحاق، برای تضمین اصالت سند و جلوگیری و ممانعت از هر گونه تقلب و تزویر و جعل در اسناد تنظیمی و معتبر بودن اسناد رسمی همچنین اطمینان خاطر آحاد جامعه به اسناد رسمی است.

ماده 62 ق.ث می گوید: «تراشیدن و پاک کردن و الحاق کردن به هر نحوی از انحاء در دفاتر ثبت اسناد و املاک ممنوع است. کلیه الحاقات و آنچه که به جای کلمات تراشیده و یا در محل پاک شده نوشته می شود از درجه اعتبار ساقط خواهد بود.»

مبحث سوم: تعیین مورد معامله با قید پلاک ثبتی و شرایط خاص در اسناد تنظیمی

الف: مورد معامله، حدود و مشخصات آن

اسناد مالکیت صادره در طول حاکمیت قانون ثبت و تحولات و تغییرات و اصلاحات آن، بعضاً سهام مالکین را در اسناد مالکیت طبق اصلاحات محلی مانند پیمان، طناب، جام، فنجان، شعیر و … یا به زبان محلی مثل اسناد مالکیت صادره به زبان آذری در زمان حاکمیت پیشه وری در آذربایجان یا دانگ و یا چند سهم ثبت و صادر می نمود که اکنون این اسناد در ید مالکین می باشد.

اما تقریباً از چهار دهه اخیر که شهرنشینی در کشور گسترش یافت به لحاظ گرانی قیمت زمین و استفاده بهینه از اراضی شهری و شروع بلند مرتبه سازی (به عبارتی آپارتمان سازی) به ویژه در شهرهای بزرگ کشور توسعه روزافزونی داشته که با توجه به نیاز جامعه در سال 43 قانون تملک آپارتمانها نیز تصویب گردید از این رو در چند سال اخیر صدور اسناد مالکیت از سوی ادارات ثبت و اسناد و املاک منظم تر از سابق و وفق مقتضیات زمان با قاعده تر گشته و اسناد مالکیت به صورت دانگ یا سهم ثبت و صادر می شوند که این امر موجب جلوگیری از بروز برخی از مناقشات ملکی از لحاظ مساحت املاک فیمابین مجاورین و همسایگان شده است. مقدار مالکیت طبق اصطلاحات محلی نسبت به هر محل و مکانی متفاوت است. از همین رو در اصلاحات اخیر در موادی از آیین نامه قانون ثبت مصوب 18/12/1380 این موضوع پیش بینی شده است.

قسمت دوم ماده 24 آیین فوق اشعار می دارد: «… در اظهارنامه میزان و مقدار املاک و اراضی مورد درخواست باید به دانگ و سهم قرار داده شود اصطلاحات محل از قبیل جام و فنجان و پیمان و غیره را بر حسب تحقیقات محلی با دانگ و سهم تطبیق نمایند.» مورد معامله برحسب مقدار مالکیت مندرج در سند می تواند به صورت شش دانگ یا یک دانگ یا چند دانگ مشاع از شش دانگ و یا یک سهم از چند سهم شش دانگ یا از شش دانگ و یا مقدار معین از کل مساحت و … باشد. ماده 350 ق.م می گوید: «مبیع ممکن است مفروز باشد یا مشاع یا مقدار معین به طور کلی از شیء متساوی الاجزاء و…» قید میزان و مقدار مورد معامله در اسناد تنظیمی دارای اهمیت ویژه ای است، که مقدار مالکیت خریدار را در مورد معامله تعیین و مشخص می نماید.

پس از اصلاحاتی که در سال 1310 در قانون ثبت به عمل آمد، ثبت املاک (ثبت عمومی) اجباری شد. به همین منظور بر طبق ماده 9ق.ث حوزه هر اداره یا دایره ثبت را به چند ناحیه تقسیم و به ثبت کلیه اموال غیر منقول واقع در هر ناحیه اقدام نمودند. «برابر ماده 5 آیین نامه قانون ثبت وقتی ادارات ثبت قطعه یا بخشی را برای ثبت عمومی در نظر می گیرند، پس از تشخیص حدود آن قطعه یا بخش و تعیین اسامی دهات و قراء مزارع واقع در محدوده آنها باید پیش نویس آگهی ماده 9 قانون ثبت را تهیه و برای نمونه امضاء و انتشار به سازمان ثبت ارسال دارند. معمولاً متن آگهی مزبور به این شرح است:

نظر به دستور ماده 9 قانون ثبت به اطلاع عمومی می رساند که املاک و قراء و مزارع و قنوات و سایر رقبات واقع در دهستان یا قطعه … از بخش … شهرستان …. مرکب از قراء و محله های … محدود به حدود شمالاً … برای ثبت عمومی در نظر  گرفته شده و با انتشار آگهی بعدی که در ماده 10 قانون مقرر است بلافاصله پلاک کوبی و توزیع اظهارنامه شروع می گردد.[4]

شماره گذاری از نقطه ای مشخص و ترجیحاً از اولین ملک واقع در زاویه شمال غربی هر ناحیه شروع و به ترتیب به سمت شرق ادامه می یابد، به طریقی که برای کلیه املاک واقع در آن ناحیه تعیین شماره گردد.

در قراء و مزارع برای اصل دهکده و مزارع از ردیف شماره های اصلی، یک شماره منظور می شود و برای هر قطعه باغ و زمنی و خانه و امثال آنها که در محدوده ها قرار دارند، شماره فرعی منظور می گردد، مثلاً شماره 100 برای دهکده احمدآباد شماره یک فرعی از 100 اصلی برای باغ محمد که در دهکده مذکور واقع است منظور می شود.[5]

در مواد دیگر قانون ثبت و آیین نامه مربوطه نحوه شماره گذاری مستغلات، املاک شهری، املاک باقیمانده قنوات، کاروانسراها و حجرات متعلقه و … بیان گردیده.

در املاکی که پس از شماره گذاری معلوم شود که از قلم افتاده و شماره ای به آن قطعه داده نشده است، آخرین شماره آن بخش را برای آن ملک اختصاص می دهند. در این مورد ماده 9 آیین نامه ق.ث متذکر است:

«چنانچه پس از شماره گذاری املاک هر قطعه یا بخشی معلوم شود که ملکی از قلم افتاده آخرین شماه آن بخش برای آن اختصاص داده می شود و اگر ملکی پس از شماره گذاری مفروزاً به قطعاتی تقسیم شد برای هر یک از قطعات شماره فرعی از همان شماره اصلی منظور خواهد شد. مثلاً از شماره 5 اصلی، 1/5 ، 2/5 ، 3/5 و …» طبق ماده 32 آیین نامه دفاتر اسناد رسمی «در کلیه اسناد معاملات املاک باید شماره پلاک حدود و فواصل ملک مورد معامله تصریحاً قید گردد.»

چنانکه مورد معامله یک باب خانه یا آپارتمان دارای سند مالکیت (دفترچه ای) باشد مورد معامله باید مطابق با مندرجات سند مالکیت صادره از ادارات ثبت اسناد و املاک مربوطه تنظیم و ثبت شود. مثلاً: شش دانگ/دانگ یک باب ساختمان، عمارت، آپارتمان (مسکونی، اداری، تجاری) قطعه … تفکیکی به مساحت … مترمربع دارای پلاک ثبتی … فرعی از … اصلی یا مفروز و مجزی شده از … فرعی از اصلی مرقوم واقع در بخش … تهران… انتقالی از … طبق … و در مورد املاک ثبت نشده، چنانکه قبلاً در دفتر اسناد رسمی سندی تنظیم گردیده باشد طبق آن سند (بنچاق) سند جدید به نام خریدار تنظیم در غیر این صورت بر اساس مندرجات گواهی ثبتی صادره از اداره ثبت مربوطه تنظیم خواهد شد.

در ادامه متن سند در املاک ثبت شده نوشته می شود: مورد ثبت یک /دو جلد سند مالکیت به شماره ثبت … صفحه / صفحات … دفتر / دفاتر جلد … و به شماره / شماره های دفترچه مالکیت چاپی … و … مورخ … که به نام (ممکن است سند مالکیت به نام فروشنده / فروشندگان یا شخص دیگری قبلاً ثبت و صادر شده باشد و طبق سند یک دفترخانه به فروشنده یا فروشندگان منتقل گردیده) آقا/خانم ثبت و صادر و به موجب سند شماره … مورخ … دفترخانه … تهران به نام فروشنده / فروشندگان انتقال یافته است «به آدرس: تهران خیابان … کوچه …پلاک…» طبق بند 49 مجموعه بخشنامه های ثبتی: «چون برای رسیدگی و تشخیص مالیات منطقه ای شناسایی حدود و مشخصات کامل مورد لزوم و موضوع حائز کمال اهمیت است، دفاتر اسناد رسمی مکلفند در موقع تنظیم اسناد حدود و محل وقوع  ملک مورد معامله را از لحاظ خیابان و کوچه طبق اظهار طرفین قید نمایند.»

(شایان ذکر است که شهرداری هر منطقه در گواهی عوارض نوسازی سالیانه و پایان کار صادره آدرس دقیق ملک را قید می کند.)

با کلیه ملحقات و منضمات شرعی و عرفی و قانونی بدون استثناء به انضمام کلیه حقوق محققه و متعلقه فروشنده نسبت به حق الامتیاز برق شماره پرونده … و حق الاشتراک آب به شماره پرونده … و گاز شهری شماره شناسایی شماره … منصوبه در مورد معامله با ودایع متعلقه (چنانچه داشته باشند).

خریدار ضمن همین سند پرداخت هر گونه بدهی انشعاب یا مصرفی آب، برق، گاز منصوبه را قبول و در صورت پرداخت با قبوض مثبته می تواند از فروشنده مطالبه نماید.

 جهت تعیین تکلیف حساب آب و برق و تلفن (و گاز) در هنگام انجام معامله بند 91 مجموعه بخشنامه های ثبتی، بیان می دارد: «نظر به اینکه بعضی از فروشندگان … بابت حق الاشتراک و یا مصرفی آن بدهکارند … دفاتر اسناد رسمی موظفند از این به بعد هنگام تنظیم سند برگ مفاصا حساب بدهیهای انشعاب آب و اشتراک برق، تلفن را مطالبه نموده پس از دریافت آن مبادرت به تنظیم سند نمایند. چنانچه انجام این امر میسر نبود قبلاً تکلیف این بدهیها در سند روشن و قید گردد …»

مورد معامله: غیر از قواعدی که در مورد یک باب ساختمان یا آپارتمان سنددار بیان شده، در مورد آپارتمانهایی که تفکیک شده و دارای صورت مجلس تفکیکی از اداره ثبت مربوطه می باشند متفاوت است و علت این امر این است که بعد از تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی و ارسال خلاصه معامله به اداره ثبت، نسبت به مورد معامله، سند مالکیت به نام خریدار صادر می گردد.

بدین نحو که:

مورد معامله، ششدانگ یک دستگاه آپارتمان مسکونی/اداری قطعه … تفکیکی واقع در شمال غرب طبقه … به مساحت … مترمربع به انضمام ششدانگ یک واحد انباری واقع در زیرزمین قطعه … به مساحت … مترمربع و ششدانگ یک باب پارکینگ شماره … واقع در … به مساحت … مترمربع از جمله قطعات احداثی در پلاک ثبتی … فرعی از … اداره ثبت … از مورد ثبت … جلد سند مالکیت (به شرح قبلی) و حدود اربعه قطعات طبق صورت مجلس فوق الذکر به ترتیب (آپارتمان) شمالاً … شرقاً … غرباً … جنوباً (انباری) شمالاً … شرقاً … غرباً … جنوباً (پارکینگ) شمالاً … شرقاً … غرباً … جنوباً، با توضیح به اینکه هر سه قطعه توأماً قابل انتقال است و به قدر السهم از مشاعات و مشترکات که استفاده از آنها طبق قانون تملک آپارتمانها و آیین نامه اجرایی می باشد، عبارت است از … (طبق صورت مجلس تفکیکی عیناً نوشته شود).

قانون تملک آپارتمانها در اسفند ماه سال 1343جهت تنظیم روابط مالکین و ساکنان واحدهای آپارتمانی و تعیین حقوق ارتفاقی مالکین و حدود مسئولیت آنان و پرداخت سهم هزینه های عمومی هر یک از شرکاء در استفاده از قسمتهای مشاعی به میزان مساحت قسمت اختصاصی و برخی دیگر از هزینه ها تصویب و بعداً اصلاحاتی نیز در آن به عمل آمد.

مالکیت در آپارتمانها یک ساختمان که ممکن است مسکونی، تجاری یا اداری باشد شامل دو قسمت است. قسمت اختصاصی که استفاده از آن قسمت مختص مالک آن و قسمتهای مشاعی  که از این قسمتها عموم مالکین حق استفاده با رعایت حقوق یکدیگر دارند. و در ماده 2 قانون فوق قسمتهای مشترک را قانونگذار عبارت از قسمتهایی از ساختمان دانسته که حق استفاده از آن منحصر به یک یا چند آپارتمان یا محل پیشه مخصوص نبوده و به کلیه مالکین به نسبت قسمت اختصاصی آنها تعلق می گیرد. به طور کلی قسمتهایی که برای استفاده اختصاصی تشخیص داده نشده است یا در اسناد مالکیت ملک اختصاصی یک یا چند نفر از مالکین تلقی نشده، از قسمتهای مشترک محسوب می شود، مگر آنکه تعلق آن به یک قسمت یعنی بر طبق عرف و عادت محل مورد تردید نباشد. مقنن در مورد قسمتهای مشترک، هم نظر به مفاد اسناد مالکین دارد و هم عرف و عادت محل را در تعیین قسمتهای اختصاصی دخیل می داند که این امر می تواند نسبت به محلها و مکانها از نظر مسکونی یا تجاری و یا اداری متفاوت باشد.

همچنین قانونگذار بر عدم تعلق حق انحصاری قسمتهای مشترک به یک یا چند مالک از مجموعه ساختمان تأکید دارد و همه مالکین در قسمتهای مشاعی و مشترک دارای حقوق اند که ماده 3 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها مصوب اردیبهشت سال 1347 هیأت وزیران این موضوع را بیان کرده که «قسمتهایی از ساختمان و اراضی و متعلقات آنها که به طور مستقیم و یا غیر مستقیم مورد استفاده تمام شرکاء می باشد قسمتهای مشترک محسوب می گردد و نمی توان حق انحصاری بر آنها قائل شد.»

هر چند در بادی امر از کلمه «مشترک»، شریک بودن شرکاء در غیر از قسمتهای اختصاصی به ذهن تبادر می کند اما این شراکت فقط در استفاده از قسمتهای مشترک بوده و قابل انتقال به غیر نمی باشد و انتقال قسمتهای مشترک قهری است و همانند قسمت اختصاصی اختیاری نمی باشد. در نتیجه قسمتهای مشترک ساختمان قابل تقسیم فیمابین مالکین آپارتمانها نبوده و هر واحد آپارتمانی به قدرالحصه می تواند با رعایت حقوق سایرین استفاده نماید.

ب: قسمتهای مشترک واحدهای آپارتمانی

قانونگذار جهت حفظ حقوق ارتفاقی مالکین متعدد در قسمتهای مشاعی و مشترک و جلوگیری از تنازعات احتمالی در قسمتهای مشترک که در ماده 2 قانون مندرج است در ماده 4 آیین نامه قسمتهای مشترک را احصاء کرده که نمایندگان و مهندسین ادارات ثبت در هنگام تنظیم صورت مجلس تفکیکی ملزم به رعایت و قید دقیق مشترکات در صورت مجلس می باشند که در اسناد تنظیمی هر واحد، مشاعات قید و مالک اختصاصی هر دستگاه آپارتمان آگاه به قدرالسهم خود از مشاعات باشد. موارد احصاء شده در ماده 4 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها عبارتند از:

1- عرصه: منظور زمین زیربنای کلی ساختمان و محوطه های ساختمان و حیاط اصلی و خلوت و … یعنی آن مقدار مساحتی که در سند اولیه (مادر) قید شده، چنانچه در طرح کوچه یا خیابان و … واقع نشود، در غیر این صورت مقدار مساحت موجود در صورت مجلس تفکیکی به استناد ماده 45 آیین نامه قانون ثبت قید می شود. در همین رابطه ماده 10 قانون تملک آپارتمانها تصریح می کند: «هر کس آپارتمانی را خریداری می نماید به نسبت مساحت قسمت اختصاصی خریداری خود در زمینی که ساختمان روی آن بنا شده یا اختصاص  به ساختمان دارد مشاعاً سهیم می گردد…»

هر چند در ماده 3 آیین نامه، اراضی را قسمت مشترک محسوب نموده اند و ماده 10 قانون، زمین را مشاعی تلقی کرده است، استفاده از کلمه مشاعی در مورد زمین در ماده 10 به نظر صحیح است و علت آن اینکه در صورت تصمیم مالکین به تخریب آپارتمانهای احداثی و یا تخریب به قهر طبیعت، مالکین فقط در زمین موجود که هیچ وقت همچون سایر تأسیسات مشترک از بین نخواهد رفت، مشاعاً شریک خواهند بود.

2- تأسیسات: در این بند معمولاً تمام تأسیساتی که در برجهای بزرگ مورد استفاده قرار می گیرد بیان شده و در ساختمانهایی با واحدهای کم نیازی به بعضی از تأسیسات مندرج نمی باشد و عمدتاً تأسیساتی مانند چاه آب، حرارت مرکزی و تهویه، تابلوهای برق، اطاق سرایداری، آسانسور، چاههای فاضلاب، لوله های آب، برق، گاز، هواکشها و … در تمامی مجتمعهای آپارتمانی مورد استفاده عموم ساکنان است.

3- اسکلت ساختمان: از دیگر قسمتهای مشترک ساختمان اسکلت است که از مصالح گوناگون می تواند باشد اعم از بتون آرمه، تیرآهن و … که از پایه (فونداسیون) شروع و تا پشت بام متصل به هم است. بجز قسمتهای جدا کننده طبقات که مشترک بین طبقه پایینی و بالایی است بقیه قسمتها جزء مشترکات می باشند.

4- سایر قسمتهای مشترک: سایر قسمتهای مشترک آنچه در آیین نامه ذکر شده و یا قسمتهای که ذکر نشده ولی جزء مشترکات است و در سند اختصاصی، واحدی قید نشده است: از جمله قسمتهای عمومی است مانند درها و پنجره های راهروها و راه پله ها، روشنایی راهروها و حیاط مشاعی، زنگ اخبار، وسایل آتش نشانی، میله های ایمنی و اضطراری پشت بام و نمای ساختمان از هر نوع مصالح که بوده باشد و محوطه باز، محل بازی کودکان یا فضای سبز و غیره … که مالکین مشترکاً حق استفاده از این قسمتها را طبق آیین نامه اجرایی دارند.

ج: اسقاط کافه خیارات

متعاملین می توانند شروطی را که در حین انجام معامله با توجه به توافقات حاصله در سند قید نمایند و حق اختیار فسخ معامله را در مدت معینی برای هر یک از طرفین یا شخص دیگر مرضی الطرفین که معمولاً سمت داور را دارد، قائل شوند. با توجه به این امر که اسناد قطعی تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی از عقود لازم بوده و هیچ یک از طرفین معامله به تنهایی حق فسخ آن را ندارد و تمام انوع خیار مذکور در قانون مدنی در عقد بیع موجود است، بویژه خیار غبن که بعد از علم هر یک از طرفین مغبون، فوری است و طرف مغبون حق فسخ معامله را دارد. دفاتر اسناد رسمی در جهت تثبیت معاملات مردم و با در نظر گرفتن «اصل لزوم قراردادها» و مفاد ماده 219 ق.م که عقود واقع شده طبق قانون بین متعاملین و قائم مقام آنها لازم الاتباع است.

در اسناد تنظیمی طبق عرف و روال معاملات کافه خیارات خصوصاً خیار غبن را از طرفین ساقط می نمایند و طرفین با امضاء سند تمامی خیارات متصوره را از خود سلب و ساقط می کنند. تا از هرگونه ادعای احتمالی در آینده از هر جهت جلوگیری به عمل آید از طرفی معاملات منعقده استحکام و دوام داشته باشند.

به نظر با توجه به وضعیت اجتماعی حاضر در جامعه با وجود افراد سودجو و قانون شکن در چرخه اقتصادی که به عللی هر روز به تعداد آنان افزوده می شود، و با عملیات متقلبانه موجب فریب طرف معامله و مرتکب تدلیس می شوند و این اعمال فریب کارانه عمدتاً در معاملات انواع خودرو و بعضاً در املاک اتفاق می افتد. سلب کافه خیارات از طرفین معامله منطبق بر اصول کلی معاملات و نظر قانونگذار نمی باشد.

د: عدم واگذاری منافع ملک قبل از عقد

در اسناد قطعی و صلح غیر منقول تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی وضعیت منافع ملک مورد معامله یا مصالحه حین تنظیم سند باید از طرف فروشنده یا مصالح مشخص شود تا احیاناً از نظر مالیات بردرآمد املاک ناشی از واگذاری حقوق بدهی مالیاتی نداشته باشند و یا از نظر منافع ملک بعداً معارضی برای خریدار نباشد. به همین منظور در ماده 117 ق.ث بیان شده: «هر کس به موجب سند رسمی یا عادی نسبت به عین یا منفعت مالی (اعم از منقول یا غیرمنقول) حقی به شخص یا اشخاص داده و بعد نسبت به همان عین یا منفعت به موجب سند رسمی معامله یا تعهدی معارض با حق مزبور بنماید به حبس با اعمال شاقه از سه تا ده سال محکوم خواهد شد.»

در اسناد رسمی که تمام مندرجات آن رسمی است، اقرار فروشنده را مبنی بر اینکه حسب الاقرار وی منافع ملک قبلاً به کسی واگذار نشده، قید می نمایند که در صورت بروز خلاف مندرجات سند، فروشنده متعهد به ایفای تعهدات خود مبنی بر تحویل و به تصرف دادن مبیع یا مورد مصالحه به خریدار یا متصالح باشد.

مبحث چهارم: هزینه های مشترک در مجتمع های آپارتمانی

هزینه های مشترک در واحدهای آپارتمانی که مالکین به مدیر یا مدیران انتخابی پرداخت می نمایند امروزه به اصطلاح، به «حق شارژ» معروف است.

حق شارژ شامل: هزینه های عمومی ساختمان و نیز حقوق سرایداری و هزینه های اداری و احیاناً حقوق مدیران و نیز هزینه مصرف و آبونمان آب، برق و گاز عمومی و غیره می باشد که معمولاً به نسبت مساحت هر واحد آپارتمانی محاسبه و در آخر یا اول هر ماه پرداخت می شود.

هر یک از مالکین واحدهای آپارتمانی قبل از انتقال واحد خود به دیگری موظف به تعیین تکلیف بدهیهای خود از بابت شارژ آپارتمان اختصاصی خود می باشد و مکلف است که تسویه حساب مربوطه را از هیأت مدیره اخذ و به دفترخانه تنظیم کننده سند ارائه نماید. در صورت تعذر خریدار می تواند به قائم مقامی فروشنده متقبل پرداخت حق شارژ به هیأت مدیره باشد.

مبحث پنج: قیمت (بهاء مورد معامله)

الف: الزوم درج قیمت در اسناد رسمی تنظیمی

قانون مدنی بیع را عبارت از تملیک عین به عوض معلوم بیان کرده و منظور از عوض همان ثمن یا به قول عرف جامعه همان قیمت و بهاء مورد معامله است که بر اساس قصد طرفین به آن مبلغ معین عقد منعقد می شود.

هر چند بعضی از حقوقدانان قیمت را اعم از ثمن می دانند بین قیمت و ثمن فرق قائلند[6]ولی در عرف سند نویسی ثمن معامله را قیمت یا بهای مورد معامله قید می کنند که یکی از ارکان تشکیل دهنده سند است. در اسناد قطعی عوض باید معلوم باشد و مجهول بودن سند عقد را فاسد می کند، علت این امر این است که منظور طرفین عقد برای رسیدن به هدفی است که برای آن عقد تحقق یافته. یعنی قصد مشتری تملک مبیع و قصد بایع اخذ ثمن می باشد که طرفین معامله باید به مقصود خود دست یازند.

آنچه در حال حاضر در روابط اجتماعی در خرید و فروش انواع منقول و غیر منقول رایج است واگذاری اموال در مقابل پول است که مال با آن مورد ارزیابی و سنجش قرار می گیرد. زیرا در دادوستد کنونی جوامع مبادله کالا را به کالا بدیده معاوضه می نگرند نه خرید و فروش.

قیمت یا مبلغ مورد معامله در اسناد تنظیمی نقش اصلی و اساسی در محاسبه انواع حقوق متعلقه به تنظیم و ثبت اسناد را داراست. معمولاً قیمت مورد معامله در اسناد تنظیمی بر اساس ارزش منطقه ای قید می شود، که اداره دارایی محل وقوع ملک ارزیابی و تعیین می نماید. که ملاک تعیین حق الثبت و حق التحریر و بدهیهای ثبتی بر اساس تعرفه های مربوطه است.

ب: آثار درج قیمت مورد معامله در اسناد رسمی

1- مبنای محاسبه و وصول حق الثبت اسناد، مشمول پرداخت حق الثبت می باشد که در بند (ع) ماده یک قانون وصول درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین، مصوب اسفند ماه سال 73 بیان شده «مبنای وصول حق الثبت موضوع این ماده در مورد املاک، ارزش معاملاتی اعلام شده توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی می باشد …»

2- مبنای محاسبه بقایای ثبتی در مورد املاک ثبت نشده و در جریان ثبتی است که مطابق ماده 2 آیین نامه راجع به ماده 120 قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 1325 چنانچه متقاضی ثبت پس از خاتمه جریان مقدماتی ثبت بخواهد معامله نماید که اداره ثبت مربوطه در پاسخ استعلام دفترخانه برای انجام معامله بقیه بدهی متقاضی را به دفترخانه اعلام می نماید که تا پس از واریز به حساب اداره ثبت مربوطه، دفترخانه اقدام به تنظیم و ثبت سند نماید و اداره ثبت مانده بدهی را اعلام و میزان وصول بقایای ثبتی را نیز معین می کند که معمولاً به ازاء هر ده هزار ریال قیمت ملک یک هزار ریال دریافت می شود که در بند (س) ماده یک قانون وصول برخی از درآمدهای دولت تعیین گردیده.

3- مبنای وصول حق التحریر دفترخانه بر طبق تعرفه تعیین شده توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با توجه به مفاد ماده 54 قانون دفاتر اسناد رسمی و ماده 58 آیین نامه اجرایی آن قانون می باشد که هر چهار سال بایستی مورد بررسی و تجدید نظر قرار گیرد که این ماده هم با توجه به وضعیت فعلی اقتصاد جامعه نیاز به بازنگری دارد و با توجه به گزارش هر ساله بانک مرکزی مطابق تورم موجود بهتر است اصلاح شود.

در اسناد تنظیمی که یکی از طرفین معامله یا هر دو طرف معامله دولت یا شرکتها و سایر اشخاص حقوقی باشند، معمولاً قیمت اصلی مورد معامله را جهت اعمال در حسابهای داخلی خود در سند قید می کنند. که باید طبق قوانین حق الثبت بر اساس ارزش منطقه ای وصول شود اما رویه و روال دفاتر و سازمان ثبت چنین نیست و حقوق دولتی از مبلغ مندرج در سند اخذ می شود.

قیمت: (بهاء) مبلغ … ریال وجه رایج کشور که حسب الاقرار فروشنده تمام ثمن نقداً به وی پرداخت گردیده یا حسب الاقرار نماینده فروشنده به حساب فروشنده تماماً واریز گردیده.

مبحث ششم: مستندات، تنظیم اسناد قطعی و صلح غیر منقول

برای تنظیم کلیه اسناد قطعی غیر منقول واقع در محدوده خدماتی شهرها اعم از عرصه و یا اعیان مطالبه استعلام ثبتی، گواهی مالیاتی، مفاصا حساب عوارض نوسازی از مراجع مربوطه مشترک می باشد.

غیر از موارد ذکر شده دیگر اسناد قطعی غیر منقول (خاص) با توجه به موقعیت محل مورد مطالعه در داخل محدوده یا خارج از آن واقع شده باشد. استعلام از مراجع ذی ربط متفاوت می باشد که دفاتر اسناد رسمی موظف به مطالبه گواهی اداره یا سازمان مربوطه به عنوان مستندات سند تنظیمی هستند.

الف: استعلام ثبتی

استعلام وضعیت ملک مورد معامله از اداره ثبت مربوطه قبل از تنظیم و ثبت سند در دفاتر اسناد رسمی از وظایف سران دفاتر می باشد، ادارات ثبت مربوطه چنانکه ملک مورد استعلام از لحاظ بازداشت و بند «ز» و … منعی نداشته باشد پاسخ را در برگهای مخصوص یا رایانه ای به دفترخانه استعلام کننده ارسال می کنند.

استعلام ثبتی جهت اطمینان از لحاظ عدم بازداشت و مشمول بند (ز) نبودن و همچنین تکلیف سردفتر با توجه به تبصره ماده 31 آیین نامه دفاتر اسناد رسمی که باید وضعیت ملک مورد معامله از ثبت مربوطه استعلام نماید.

هر چند تبصره فوق دفاتر اسناد رسمی را مکلف نموده که وضعیت املاک ثبت شده حوزه ثبتی تهران را از لحاظ عدم بازداشت و عدم شمول مقررات لایحه قانون اراضی دولت و … استعلام نمایند، با توجه به بند 29 مجموعه بخشنامه های ثبتی هر دفترخانه ای که سند ملکی را تنظیم می نماید باید همان دفتر رأساً از ثبت استعلام نماید و اعتبار پاسخ استعلامات ثبتی در صورتی که دفترخانه و اداره ثبت در یک شهر باشند یک ماه و خارج از حوزه همان شهر چهل و پنج روز است و با توجه به بند 30 همان مجموعه به طور کلی برای هر یک ملک باید یک استعلام تنظیم گردد.»

به دستور تبصره ماده 31 آ.د.ا.ر: «دفاتر اسناد رسمی مکلفند وضعیت املاک ثبت شده حوزه ثبت تهران را از لحاظ بازداشت عدم مشمول مقررات لایحه قانون اراضی دولت شهرداریها و بانکها و اوقاف مصوب مرداد ماه 1355 و قانون صالحی سال 39 استعلام نمایند پاسخهای رسیده از ماشینهای الکترونیکی که روی برگهای مخصوص منعکس و با مهر مخصوص ثبت مربوطه ممهور گردیده نیز معتبر خواهد بود.»

ماده 31: آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مقرر می دارد (در مورد املاکی که، در دفتر املاک ثبت نشده باشد سردفتر مکلف است قبل از تنظیم سند، وضعیت ثبتی ملک را از اداره ثبت محل استعلام نموده و پس از وصول صورت وضعیت ثبت ملک هر گاه مانعی برای انجام معامله نباشد اقدام به ثبت نماید.»

با توجه به ماده فوق و تبصره ذیل آن سردفتران اسناد رسمی مکلفند قبل از تنظیم اسناد قطعی غیر منقول نسبت به املاک ثبت شده در تهران و املاک ثبت نشده را از اداره ثبت محل در اوراق مخصوصی که اداره ثبت در اختیار دفاتر اسناد رسمی قرار می دهند و بهادار می باشند سئوال نمایند، هر چند بر اساس تبصره ماده 31 آ.د.ا.ر دفاتر اسناد رسمی فقط مکلفند وضعیت املاک ثبت شده حوزه تهران را استعلام نمایند ولی استعلام ثبتی در تمامی شهرستانها رویه و عرف دفاتر اسناد رسمی است. با توجه به مواردی که قبلاً بیان شد، اسناد مالکیت بعضی از املاک توسط آرای کمیسیونها یا آرای دادگاهها ابطال شده است، به منظور جلوگیری از خسارت و زیانهای احتمالی به خریدار استعلام ثبتی روش و رویه مطمئن تری است.

ب: گواهی مالیاتی از دارایی مربوطه

دفاتر اسناد رسمی موظف به اخذ گواهی انجام معامله قبل از ثبت سند بر اساس ماده 187 قانون مالیاتهای مستقیم و قانون اصلاح موادی از قانون مالیاتهای مستقیم مجلس شورای اسلامی مصوب 27/11/1380 اداره دارایی و امور اقتصادی محل وقوع ملک می باشند و ماده مذکور مواردی را که صاحبان دفاتر اسناد رسمی مکلف به اخذ گواهی هستند احصاء نموده:

1- عبارت است از معاملات موضوع فصل چهارم از باب دوم قانون شامل مواد 17 لغایت 43 قانون که در خصوص مالیات بر ارث و ثبت سند به نام موصی له و اموال مشمول مالیات بر ارث که در ماده 19 قانون ذکر شده و آن عبارت است از کلیه ماترک متوفی واقع در ایران یا خارج از ایران اعم از منقول و غیر منقول و مطالبات قابل وصول و حقوق مالی متعلقه، دفاتر اسناد رسمی مکلفند در صورتی که معامله ای یا تقسیم نامه ای نسبت به ماترک متوفی انجام دهند قبلاً گواهی واریز مالیات بر ارث موضوع ماده 35 قانون صادره از حوزه مالیاتی صلاحیتدار را از وراث در مورد ماترک مورد معامله مطالبه و سپس اقدام به تنظیم و ثبت سند نمایند، و به امر آمر قانونی قبل از ارائه این گواهینامه مجاز به ثبت سند نیستند.

2- فصل اول از باب سوم قانون، که موضوع مالیات بر درآمد املاک که شامل مواد 52 لغایت 80 قانون موضوع درآمد اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی ناشی از واگذاری حقوق خود نسبت به املاک واقع در ایران (املاکی که به اجاره واگذار می کنند) موضوع ماده 53 قانون و به بعد و یا املاکی که به صورت قطعی مورد نقل و انتقال واقع می شود، موضوع ماده 59 قانون و یا نقل و انتقال قطعی املاک به صورت غیر از عقد بیع صورت می پذیرد. موضوع ماده 63 قانون که باید گواهینامه پرداخت مالیاتی را از حوزه مالیاتی مربوطه اخذ و به دفتر اسناد رسمی تنظیم کننده سند ارائه نمایند.

3- فصل ششم از باب سوم قانون مواد 119 الی 128 مالیات بر درآمد اتفاقی و … می باشد که شامل معاملات محاباتی، املاکی که به عنوان جایزه واگذار می شود، صلح با شرط خیار فسخ و هبه با حق رجوع ماده 121 قانون، صلح مالی که منافع مادام العمر یا برای مدت معینی به مصالح یا شخص ثالث اختصاص داده می شود (مصالحه به طریق عمری) ماده 122 قانون یا در صورتی که منافع مالی به طور دائم یا موقت بلاعوض به کسی واگذار شود. (حق انتفاع اعم از سکنی، عمری، رقبی). ماده 123 قانون، که دفاتر اسناد رسمی قبل از تنظیم اسناد مربوطه باید گواهینامه مالیاتی را مطالبه و جزء مستندات تنظیم سند شماره و مرجع صدور آن را در سند قید نمایند.

لازم به ذکر است که سران دفاتر اسناد رسمی همچنین مکلفند قبل از اقاله یا فسخ سند معامله مراتب را به اداره امور مالیاتی محل وقوع ملک یا محل سکونت مودی حسب مورد اعلام نمایند و پس از اخذ گواهی اقدام به اقاله یا فسخ سند با قید شماره مرجع صدور نمایند.

ج: گواهی پایان ساختمان (پایان کار) یا گواهی عدم خلاف

یکی دیگر از مستندات اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی مطالبه پایان کار یا گواهی عدم خلاف ساختمانی است. دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از انجام معامله قطعی در مورد ساختمانهای احداثی و تکمیل شده و یا ساختمانهای ناتمام از متقاضیان انجام معامله گواهی پایان ساختمان یا گواهی عدم خلاف از شهرداری منطقه مربوطه را مطالبه و ملاحظه نموده و در سند قید نمایند. به این امر در تبصره 8 ماده 100 قانون شهرداری اشاره شده و در مورد ساختمانهایی که قبل از تصویب قانون 6 تبصره الحاقی به ماده 100 قانون شهرداریها مورخ 24/11/1355 معامله انجام گرفته و از ید مالک اولیه خارج شده باشد و در صورتی که مورد معامله کل پلاک را شامل نگردد، درخواست گواهی عدم خلاف یا برگ پایان کار جهت ثبت معامله الزامی نبوده و دفاتر اسناد رسمی می توانند با تصریح موضوع در سند نسبت به انجام معامله اقدام نمایند و در مورد ساختمانهایی که قبل از تاریخ تصویب نقشه جامع شهر ایجاد شده در صورتی که اضافه بناء جدیدی حادث نشده باشد و مدارکی در این خصوص نشان دهنده ایجاد بنا قبل از سال تصویب طرح جامع شهر باشد با ثبت و تصریح مراتب فوق در سند مالکیت انجام معامله بلامانع می باشد به نظر با توجه به طرحهای تفصیلی شهرها که مدام توسط کمیسیونهای مربوطه تصویب و تغییر می یابند و احتمالاً بعضی از پلاکها در طرحهای وزارتخانه ها و شهرداریها واقع شوند و خریدار مطلع از این موضوع نباشد جهت جلوگیری از ایجاد خسارات احتمالی به خریدار مطالبه پایان کار جدید از شهرداری روش مطمئن تری است، در غیر این صورت باید موضوع به خریدار تفهیم و هر گونه مسئولیت آن را شخصاً قبول نماید.


د: مفاصا حساب عوارض نوسازی شهرداری مربوطه

مفاصا حساب عوارض نوساری ملک مورد معامله یکی دیگر از مستندات سند تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی است که در تبصره ماده 74 قانون شهرداری بیان شده:

«دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از انجام معامله از شهرداری کتباً مفاصا حساب نسبت به عوارض ملک مورد معامله را خواستار شوند و شهرداری موظف است ظرف مدت ده روز پس از وصول نامه دفترخانه اسناد رسمی مفاصا حساب را ارسال یا میزان بدهی ملک را به دفترخانه اعلام دارد. مالک ملزم است عوارض تعیین شده از طرف شهرداری را برای امکان انجام معامله به بانک پرداخت نماید و اگر مالک به تشخیص شهرداری اعتراض داشته باشند مبلغ تعیین شده از طرف شهرداری را در صندوق ثبت به ودیعه خواهد گذاشت و رسید ثبت به منزله مفاصا حساب تلقی و معامله انجام خواهد شد.»

با توجه به دستور این قسمت تبصره رسید پرداخت عوارض، مفاصا حساب تلقی شده و تنظیم سند به استناد رسید پرداختی منعی ندارد.


هـ : مطالبه تسویه حساب هزینه های مشترک در معاملات آپارتمانها

دفاتر اسناد رسمی طبق قانون تملک آپارتمانها و آیین نامه اجرایی مربوطه موظف به مطالبه تسویه حق شارژ واحدی که سند تنظیم می نمایند از انتقال دهنده هستند. مالک بایستی هزینه شارژ را به هیأت مدیره پرداخت و تسویه حساب نماید و یا اینکه خریدار و منتقل الیه تعهد پرداخت تمامی بدهیهای معوقه را بنماید. برای همین منظور به دستور ماده 12 قانون ت.آ: «دفاتر اسناد رسمی موظف می باشند در هنگام تنظیم هر نوع سند انتقال، اجاره، رهن، صلح، هبه و غیره گواهی مربوطه به تسویه حساب هزینه های مشترک را که به تأیید مدیر یا مدیران ساختمان رسیده باشد از مالک یا قائم مقام او مطالبه نمایند و با موافقت مدیر یا مدیران تعهد منتقل الیه را به پرداخت بدهیهیا معوق مالک نسبت به هزینه های موضوع این قانون در سند تنظیمی قید نمایند.»


و: مستندات اسناد خاص

اول: اراضی مشمول قانون زمین شهری

طبق ماده 2 قانون زمین شهری مصوب شهریور سال 66 «اراضی شهری زمینهایی است که در محدوده قانونی و حریم استحفاظی شهرها و شهرکها قرار گرفته است.»

چنانچه گذشت اراضی موات جز انفال و در اختیار دولت می باشد، به همین منظور جهت تشخیص و تمییز و تعیین نوعیت اراضی اعم از دایر، بایر و موات در قانون زمین شهری کمیسیونی برای تشخیص نوعیت زمین پیش بینی شده و در اصطلاح جامعه به کمیسیون ماده 12 مشهور و معروف است و علت این امر به مناسبت پیش بینی این کمیسیون در ماده 12 قانون زمین شهری است که می گوید: «تشخیص عمران و احیاء و تأسیسات متناسب و تعیین نوع زمین دایر و تمییز بایر از موات به عهده وزارت مسکن و شهرسازی است …».

مراجع مربوطه و مالکین اراضی شهری مشمول قانون قبل از انجام معامله موظف به اخذ نظر کمیسیون تشخیص ماده 12 بنا به دستور ماده 6 آیین نامه اجرایی قانون زمین می باشند. «کلیه مراجعی که به نحوی از انجاء در ارتباط با زمینهای شهری اقداماتی از قبیل نقل و انتقال صدور مجوزهای قانونی و پرونده های حفر چاه یا ساختمانی و غیره انجام می دهند، ملزم و موظفند قبل از هر گونه اقدامی بدواً نظر وزارت مسکن و شهرسازی را درباره نوع زمین استعلام نمایند …».

بر اساس تبصره 11 ماده 19 آیین نامه «دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از انجام هر گونه معامله نسبت به زمینهای موضوع قانون، مراتب را از وزارت مسکن و شهرسازی استعلام و بر اساس نظر آن وزارتخانه و رعایت مقررات مربوطه اقدام نمایند.»

لازم به ذکر است که بر اساس نظریه شماره 52818/686 مورخ 20/9/1379 اداره کل املاک و حقوقی وزارت مسکن و شهرسازی سازمان ملی زمین و مسکن در خصوص نقل و انتقال اراضی که رأی غیر موات (دایر، بایر) ماده 12 قانون زمین شهری برای این نوع اراضی قبلاً صادر گردیده استعلام مجدد این گونه اراضی از سازمان مسکن و شهرسازی مربوطه موردی ندارد مشروط به اینکه مفاد مواد 14 و 15 قانون زمین شهری در خصوص اراضی باغ و دایر مزروعی دقیقاً رعایت شود.

با توجه به سابقه شغلی مواردی مشاهده شده که آرای کمیسیون ماده 12 را جعل کرده و خریداران بی خبر از این موضوع اقدام به انجام معامله می نمایند. به نظر بهتر است قبل از انجام معامله در خصوص اراضی شهری موضوع انجام معامله از ادارات کل مسکن و شهرسازی در خصوص اراضی بایر و دایر اوسط دفاتر اسناد رسمی استعلام شود تا حقی احیاناً تضییع نگردد.


دوم: اراضی واقع در خارج محدوده شهرها و شهرکها و حوزه استحفاظی

دفاتر اسناد رسمی جهت تنظیم و ثبت معاملات این نوع اراضی، علاوه بر استعلامات لازم ـ که در تنظیم اسناد قطعی غیر منقول ذکر شد ـ به استثناء عوارض نوسازی نیاز به اخذ استعلام از ادارات کشاورزی یا سازمان امور اراضی وابسته به وزارت  کشاورزی یا جهاد کشاورزی فعلی و ادارات کل منابع طبیعی محل وقوع ملک مورد معامله دارند. مطابقه دستور تبصره 8 ماده 2 قانون اصلاحی (قانون اصلاحات ارضی مصوب 26/2/39) مصوب 23 مهرماه سال 1341 «دفاتر اسناد رسمی مکلفند نسبت به انتقالات دهات و املاک مزروعی از حیث مشمول بودن مقررات این لایحه نسبت به دهات و رقبات مزبور با جلب موافقت وزارت کشاورزی یا نماینده وزارت مزبور به تنظیم سند اقدام نمایند» و بر اساس ماده 19 قانون فوق «هر گونه معاملاتی نسبت به اراضی واگذار شده که منجر به تجزیه آن اراضی به قطعات کوچکتر از حد واقعی که از طرف وزارت کشاورزی برای هر منطقه تعیین می شود، ممنوع و باطل است …»

اما با توجه به تبصره 2 ذیل ماده مزبور، وزارت کشاورزی اجازه تجزیه و فروش زمینهای تقسیم شده را خواهد داد. تبصره بیان می کند: «هر گاه زمینهای تقسیم شده مصرف دیگری غیر از زراعت پیدا نماید که درآمد آن بیش از کشاورزی باشد، وزارت کشاورزی پس از رسیدگی اجازه تجزیه و فروش آنرا خواهد داد.»

در ماده 2 ـ قانون حفاظت و بهره برداری از جنگلها و مراتع مصوب 25/5/46 تصریح شده: «حفظ و احیاء و اصلاح و توسعه و بهره برداری از جنگلها و مراتع و بیشه های طبیعی و اراضی جنگلی ملی شده متعلق به دولت به عهده سازمان جنگلبانی ایران است» و طبق ماده 56 قانون مذکور: «تشخیص منابع ملی شده و مستثنیات ماده 2 قانون ملی شدن جنگلها و مراتع با رعایت تعاریف مذکور در این قانون با وزارت منابع طبیعی است …»

در حال حاضر وزارت منابع طبیعی از تشکیلات وزارتی حذف شده و جزء وزارت جهاد کشاورزی است.

دفاتر اسناد قبل از تنظیم اسناد مربوط به مراتع، بیشه و … باید با استعلام از ادارات کل منابع طبیعی مربوطه که متولی و مجری قانون هستند، اطمینان حاصل نمایند که مورد معامله از املاک ملی اعلام شده نباشد و جزء مستثنیات و سهم مالک باشد.

سازمان ثبت اسناد و املاک در مجموعه بخشنامه های ثبتی نیز در بندهای 42 ، 58 و 334 تنظیم اسناد معاملات مربوطه به اراضی دهات و املاک مزروعی و خارج از محدوده را موکول به استعلام از مراجع ذکر شده دانسته که دفاتر اسناد رسمی ملزم به رعایت مفاد بخشنامه ها و قوانین و آئین نامه های مربوطه می باشند.

سوم ـ اسناد قطعی غیر منقول تجاری و اداری

مدارکی که برای اسناد قطعی غیر منقول مسکونی مورد نیاز است، برای اسناد قطعی غیر منقول تجاری و اداری نیز لازم و ضروری می باشد و علاوه بر مستندات ذکر شده، اخذ گواهی سازمان تأمین اجتماعی و مفاصا حساب عوارض کسبی (مشاغل) نیز برای تنظیم و ثبت این اسناد ضروری است و دفاتر اسناد رسمی مکلفند گواهیهای مذکور را مطالبه و منظم به سوابق پرونده نمایند.

در خصوص استعلام دفاتر اسناد از سازمان تأمین اجتماعی، ماده 37 قانون تأمین اجتماعی مصوب 3 تیر 1354 اشعار می دارد: «هنگام نقل و انتقال عین یا منافع موسسات و کارگاههای مشمول این قانون اعم از اینکه انتقال به صورت قطعی ـ شرط رهنی ـ صلح حقوقی یا اجاره باشد و اعم از اینکه انتقال بطور رسمی یا غیررسمی انجام بگیرد، انتقال گیرنده مکلف است گواهی سازمان را مبنی بر نداشتن بدهی معوق بابت حق بیمه و متفرعات آن از انتقال دهنده مطالبه نماید، دفاتر اسناد رسمی مکلفند در موقع تنظیم سند از سازمان راجع به بدهی واگذار کننده استعلام نمایند …»

لازم به ذکر است چنانچه منافع ملک متعلق به غیر باشد و عین ملک مجزا از کارگاه و منافع آن مورد انتقال قرار گیرد، طبق نظریه شماره 5856/10 مورخ 14/1/64 اداره حقوقی سازمان تأمین اجتماعی نیازی به دریافت مفاصا حساب از سازمان نمی باشد. ارائه گواهی مفاصا حساب عوارض مشاغل (کسبی) از شهرداری مربوطه وقوع ملک، موضوع بخشنامه شماره 17727/5 مورخ 21/11/64 اداره کل ثبت تهران.

مستندات و مدارک لازم برای تنظیم و ثبت اسناد صلح غیر منقول همان است که برای تنظیم و ثبت اسناد قطعی غیرمنقول بیان شد.


[1] – دهخدا، علی اکبر، لغت نامه، ج هشتم، ص 12155

[2] – کاتوزیان، ناصر، قانون مدنی در نظم حقوقی کنونی، چ 4، سال 79 ، ص 784

[3] – ناصر کاتوزیان، اثبات و دلیل اثبات، ج اول، چ اول، سال 80 ، ص 291

[4] – حقیقت، علی؛ ثبت املاک در ایران، چ اول، سال 79 ، صص 37 ، 38

[5] – منبع پیشین، ص 49

[6] – جعفری لنگرودی، محمدجعفر، مبسوط، ج 2، شماره 5469


برای دریافت خبرنامه ما ثبت نام کنید...

به خبرنامه ما بپیوندید و منابع، محتوای انتخاب شده و الهامات طراحی را مستقیماً در صندوق ورودی خود دریافت کنید.

پست های مرتبط