مقالات

نحوه تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی 6

کمتر از یک دقیقه برای خواندن

فصل پنجم:

قواعد اختصاصی راجع به تنظیم اسناد اجاره

مطالب اين فصل را در سه مبحث به ترتيب شناخت اسناد اجاره، نحوه تنظيم اسناد اجاره و مستندات اسناد اجاره مورد بررسي قرار داده و بيان خواهيم كرد.

مبحث اول: شناخت اسناد اجاره

الف: تعريف و مفهوم عقد اجاره

اجاره: در لغت به معني بمزد دادن خانه و جز آن، كرايه، مزدوري كه كسي را مي دهند و … آمده.[1]

اجاره از جمله عقود معين و معوض است. با توجه به روابط موجرين و مستأجرين در طول تاريخ شهرنشيني كه اين روابط بيشتر حاكم است قانونگذاران در جهت تنظيم و سامان بخشيدن به نظام اجتماعي و روابط بين موجر و مستأجر در قوانين تدويني و تصويبي از قواعد آمره سود جسته و حكومت آزادي اراده طرفين به جهت عدم توازن قدرت اقتصادي دو طرف قرارداد در تنظيم قراردادهاي فيمابين كمرنگ شده كه نماد آن در قوانين تصويبي روابط مالك و مستأجر در سالهاي متمادي واضح و روشن است و در اجاره اشخاص تدوين و تصويب قوانين هم عرض قانون مدني مانند قوانين كار، بيمه تأمين اجتماعي و … موجب شده كه اجاره اشخاص مفهومي را كه در قانون مدني دارد متحول و دگرگون شود.

با پيشرفت تكنولوژي در تمام زمينه هاي حمل و نقل اعم از دريائي، هوائي و زميني و روابط تجاري بين المللي قوانين حاكم بر اجاره متصديان حمل و نقل با اشكال جديد و در ارتباط با قوانين ديگر همانند قانون تجارت، قوانين دريائي و هوائي تدوين يافته و بر روابط موجر و مستأجر حكومت مي كنند.

نهايت امر قوانين اجاره و قراردادهاي مربوطه نقش حساسي در روابط اجتماعي كنوني دارند و نظارت دولتها را بر اين روابط مي طلبند.

اجاره عقدي است معوض و مستأجر مالك منافع عين مستأجره در مدت قرارداد مي باشد. يعني اجاره عبارت از تمليك منفعت در قبال عوض معلوم براي مدت معين.

قانون مدني تعريف اجاره را در ماده 466 چنين بيان مي كند:

«اجاره عقدي است كه به موجب آن مستأجر مالك منافع عين مستأجره مي شود. اجاره دهنده را موجر و اجاره كننده را مستأجر و مورد اجاره را عين مستأجره گويند.»

و در ماده بعدي آمده: مورد اجاره ممكن است اشياء يا حيوان يا انسان باشد.

در فقه – عقد اجاره را چنين تعريف نموده اند:

و هي العقد علي تمليك المنفعه المعلومه بعوض معلوم و ايجابها آجرتك او اكريتك او ملكتك منفعتها سنه

«اجاره عقدي است كه توسط آن، منفعت معلوم و مشخصي در براب عوض معلوم و مشخص، به غير تمليك مي شود. ايجاب اجاره با الفاظي نظير [به تو اجاره دادم] يا [يا به تو كرايه دادم] يا [منفعت يك سال آن را به تو تمليك كردم] صورت مي بندد.[2]

با توجه به تعريف ق.م موجر منافع خود را از عين مستأجره براي مدت موقتي به مستأجر در قبال اجاره بها مورد تراضي تمليك مي كند و اين منافع به تدريج و در طول مدت اجاره حاصل مي شود. تمامي منافع حاصله در مدت اجاره در ملكيت مستأجر مستقر مي شود، و موجر با دريافت معوض منافع حاصله كه اجاره بهاء يا «اجرت المسمي» ناميده مي شود، حق مالكيت منافع خود را به مستأجر تمليك مي كنند و در صورت تداوم مدت اجاره و توافق طرفين و عدم تعيين اجاره بهاء «اجرت المثل» به قرار «اجرت المسمي» به موجر پرداخت مي‌شود.

ب: اركان اصلي تشكيل دهنده عقد اجاره

مواردي كه در اسناد رسمي اجاره بايد قيد شود و اركان اصلي سند اجاره را تشكيل مي دهند عبارتند از:

موجر، مستأجر، مورد اجاره، مدت اجاره، مبلغ اجاره (اجاره بهاء) شروط اجاره، تاريخ امضاء قرارداد، در تنظيم اسناد اجاره رعايت مفاد قانون مدني در باب اجاره و قانون روابط موجر، مستأجر و ساير قوانين مربوطه الزامي است.

اول شرايط موجر و مستأجر

چنانكه بيان شد اجاره از عقود معين است و طرفين عقد اجاره مانند ساير عقود بايد داراي اهليت قانوني براي انجام عقد، يعني بايد بالغ، عاقل و رشيد باشند.

اهليت از شرايط اساسي براي صحت معامله مي باشد و عدم اهليت موجب بطلان عقد است همان طوري كه در مواد 190 تا 212 ق.م بيان شده، ضرورتي ندارد كه طرفين عقد اجاره شخصاً حين العقد حضور داشته باشند مي توانند به كسان ديگر براي انعقاد عقد، وكالت بدهند و يا اشخاصي به نمايندگي از طرف موجر يا مستأجر در صورتي كه از اشخاص حقوقي باشند ملك موجر را به اجاره واگذار كنند يا براي مستأجر اجاره نمايند.ولي قهري صغير يا قيم محجور با رعايت غبطه آنان در حدود اختيارشان حق اجاره دادن اموال مولي عليه و اجاره نمودن را دارند.

لزومي به مالك بودن موجر در عين مستأجره نيست، ولي بايد مالك منافع باشد و واگذاري منافع و غير قبلاً از وي سلب نشده باشد همچنان كه در مواد 473 و 474 ق.م تذكر داده شد.

عقد اجاره به فوت طرفين عقد باطل نمي شود و تا انقضاي مدت اجاره به قوت خود باقي است در اين رابطه مواد 497 و 499 اشعار مي‌دارند «عقد اجاره به واسطه فوت موجر يا مستأجر باطل نمي شود وليكن اگر موجر فقط براي مدت عمر خود مالك منافع عين مستأجره بوده است اجاره به فوت موجر باطل مي شود و اگر شرط مباشرت مستأجره شده باشد به فوت مستأجر باطل مي گردد» يا «هر گاه متولي باملاحظه صرفه وقت مال موقوفه را اجاره دهد اجاره به فوت او باطل نمي گردد.»

دوم شرايط مورد اجاره

مورد اجاره بايد از اشيايي باشد كه در اثر انتفاع اصل آن باقي باشد و معدوم نگردد، در غير اين صورت عقد اجاره صحيح نخواهد بود. بر طبق تصريح ماده 472 ق.م عين مستأجره بايد معين باشد و اجاره عين مجهول يا مردد باطل است.»

مورد اجاره بين موجر و مستأجر بايد معين باشد و ترديدي در مورد اجاره نباشد. مثلاً اگر موجر در يك مجتمع آپارتماني 5 واحد آپارتمان در طبقات مختلف مالك است و قصد اجاره دادن يك واحد از آپارتمانها را دارد بايد بين طرفين معين باشد مثلاً واحد 3 عين مستأجره است و امثال آن. هر گاه مورد اجاره معين فيمابين طرفين نباشد معامله غرري بوده و تعهد طرفين در قبال هم ديگر نيز مشخص نخواهد شد و عقد باطل خواهد بود. مورد اجاره از هر جهت بايد براي طرفين معلوم باشد و مبهم نباشد و اين امر يكي از شرايط صحت عقد اجاره است.

معلوم بودن مورد اجاره به وسيله مشاهده يا بيان اوصاف كمي و كيفي به عمل مي آيد و چون منفعت امري تدريجي است معلوم بودن مقدار آن به وسيله تعيين مدت يا عمل مي باشد و طريقه سنجش آن به اعتبار طبيعت مورد اجاره فرق مي نمايد.»[3]

اجاره نمودن مال مشاع در ق.م منعي ندارد و جائز است ولي تسليم مورد اجاره براي استفاده مستأجر موقوف به اذن شريك مشاعي مي باشد. در صورت انتفا مستأجر از تمامي عين مستأجره بدون اذن شريك مستأجر ضامن و غاصب شناخته مي شود.

صحت عقد اجاره منوط بر تسليم مورد اجاره به مستأجره و بايد در حالتي باشد كه مستأجر بتواند استفاده مطلوبه را از عين مستأجره به منظوري كه اجاره نموده بكند. بنابراين اگر آپارتماني فاقد امكانات رفاهي، و سرويسهاي بهداشتي و آب و برق و گاز و غير قابل سكونت باشد اجاره آن باطل خواهد بود.

سوم مدت مورد اجاره

مدت در اجاره اشياء از اركان اصلي عقد اجاره مي باشد و طبق دستور ماده 468 ق.م «در اجاره اشياء مدت اجاره بايد معين شود والا اجاره باطل است.» روز شروع و پايان مدت اجاره بين طرفين عقد معلوم باشد و معمولاً روز آغاز مدت اجاره از زمان انعقاد عقد محسوب مي شود مگر اينكه بين طرفين طور ديگري مقرر شده باشد.

معين بودن مدت اجاره تابع شرايط اساسي براي صحت هر معامله است كه در ماده 190 ق.م اشاره شده، اگر مدت اجاره صريحاً در عقد اجاره ذكر نشده باشد و فقط بين موجر و مستأجر مال الاجاره را از قرار روزي يا ماه يا سالي به مبلغي معين تعيين شده باشد مطابق مفاد ماده 501 ق.م اجاره براي يك روز يا يك ماه يا يك سال صحيح خواهد بود.

پس از انقضاي مدتي كه در عقد اجاره بين طرفين مقرر شده عقد اجاره برطرف مي شود، مگر اينكه طرفين به ادامه عقد رضايت و تواقف داشته باشند. در اين رابطه ماده 494 ق.م اشعار مي دارد: «عقد اجاره به محض انقضاء مدت برطرف مي شود و اگر پس از انقضاء آن مستأجر عين مستأجره را بدون اذن مالك مدتي در تصرف خود نگاه دارد موجر براي مدت مزبور مستحق اجرت المثل خواهد بود …»

چهارم اجاره بهاء

در عقد اجاره مستأجر در عوض استيفاء منافع از مورد اجاره مالي به موجر پرداخت مي كند كه امروزه متداول پول رايج كشور است و ميزان آن بر طبق توافق تعيين مي شود، كه «اجرت المسمي» يا «اجاره بهاء» گفته مي شود. در اجاره اشخاص مال الاجاره «اجرت» ناميده مي شود همان طوري كه در ماده 512 ق.م بيان شده.

هر گاه مستأجر بعد از انقضاء مدت با تراضي موجر استيفاء منفعت نمايد. اجاره بهاء را بدون آنكه مورد عقد باشد «اجرت المثل» مي گويند كه به قرار اجرت المسمي مي باشد. در قسمت دوم ماده 501 ق.م تصريح شده « … اگر مستأجر عين مستأجره را بيش از مدتهاي مزبور در تصرف خود نگاه دارد و موجر هم تخليه يد او را نخواهد موجر به موجب مراضات حاصله براي بقيه مدت و به نسبت زمان تصرف مستحق اجرت مقرر بين طرفين خواهد بود.» ميزان اجاره بهاء كه بين طرفين عقد اجاره توافق شده در مدت اجاره يك طرفه قابل افزايش يا كاهش نيست و تغييرناپذير است.

در جامعه مرسوم است كه موعد پرداخت اجاره معمولاً در آغاز هر ماه باشد ولي طرفين آزادند به نحو ديگران توافق نمايند.

در قسمت سوم ماده 490 ق.م در مورد پرداخت اجاره بهاء آمده است: «ثالثاً مستأجر بايد مال الاجاره را در مواردي كه بين طرفين مقرر است تأديه كند و در صورت عدم تعيين موعد نقداً بايد بپردازد.»

در مواردي كه مال الاجاره به صورت اقساط در مواعد تعيين شده به موجر پرداخت مي شود، چون دين نيست و موكول به استيفاء منافع مستأجر است و احتمال اينكه مورد اجاره قبل از انقضاء مدت تلف مي شود و قابليت انتفاع نداشته باشد. با فوت مستأجر اجاره بهاء به حال تبديل نمي شود.  همچنان كه ماده 505 ق.م اين موضوع را بيان مي كند: « اقساط مال الاجاره كه به علت نرسيدن موعد پرداخت آن به ذمه مستأجر مستقر نشده است به موت او حال نمي شود.» «هر چند كه دين مستأجر درباره پرداختن اجاره با وقوع عقد به وجود مي آيد و اين دين را پس از تسليم عين مستأجره مي توان از او خواست، ولي استقرار دين بر عهده مست‍أجر موكول به استيفاي منافع يا تلف آن است. به همين جهت اگر در خلال مدت اجاره عين تلف شود يا قابليت انتفاع را از دست دهد، اجاره نسبت به بقيه مدت باطل مي شود و در نتيجه دين مستأجر نيز درباره بقيه مدت از بين مي رود. (مواد 483 و 496 ق.م)[4]

پنجم شروط عقد اجار

قانون مدني مواردي را كه موجر يا مستأجر موظف به انجام آنها هستند در مواد از فصل اجاره بيان كرده است، ولي موجر و مستأجر آزادند شرايطي را كه خلاف نظم عمومي و قواعد آمره نباشند در قرارداد خود پيش بيني و منظور نمايند.

در ماده يك قانون روابط موجر و مستأجر مصوب 26/5/1376 كه از اول مهرماه سال 76 لازم الاجرا گرديده به اين موضوع اشاره شده.

«از تاريخ لازم الاجرا شدن اين قانون، اجاره كليه اماكن اعم از مسكوني، تجاري، محل كسب و پيشه، اماكن آموزشي، خوابگاههاي دانشجويي و ساختمانهاي دولتي و نظاير آن كه با قرارداد رسمي يا عادي منعقد مي شود تابع مقررات قانون مدني و مقررات مندرج در اين قانون و شرايط مقرر بين موجر و مستأجر خواهد بود.

در قوانين روابط موجر و مستأجر مصوب سالهاي 62 و 56 در مواد 5 و 11 قوانين مذكور نكاتي را كه دفاتر اسناد را در تنظيم اسناد اجاره موظف به تصريح آن موارد بودند ذكر كرده اند، ولي در قانون سال 76 در تنظيم اسناد رسمي اين نكات قيد نشده و فقط در ماده 14 آيين نامه اجرايي آمده دفاتر اسناد رسمي علاوه بر رعايت شرايط عمومي تنظيم اسناد اجاره مكلف به تصريح وجود سرقفلي يا عدم آن در اسناد اجاره اماكن با كاربري تجاري شده اند و در مورد اماكن مسكوني شرايط عمومي قيد خواهد شد. نكاتي كه قبلاً دفاتر اسناد رسمي مكلف بودند علاوه بر مواردي كه به موجب قوانين و مقررات بايد رعايت مي شد در اجاره نامه تصريح نمايند عبارت بودند از:

1- شغل موجر و مستأجر و اقامتگاه موجر به طور كامل و مشخص

2- نشاني كامل مورد اجاره و قيد اينكه از لحاظ رابطه اجاره اين محل اقامتگاه قانوني مستأجر مي باشد مگر اينكه طرفين به ترتيب ديگري تراضي نموده باشند.

3- عين مستأجره در تصرف كدام يك از طرفين مي باشد و در صورتي كه در تصرف مستأجر نيست تحويل آن در چه مدت و با چه شرايطي صورت خواهد گرفت.

4- تعيين اجاره بها و مهلت مستأجر براي پرداخت اجاره بها منتهي ده روز از تاريخ سررسيد هر قسط خواهد بود، مگر اينكه طرفين به ترتيب ديگري زائد بر اين مدت توافق كرده باشند كه در اين صورت ترتيب مذكور بايد در سند قيد گردد.

5- اجاره به منظور مسكن يا كسب يا پيشه يا تجارت با تعيين نوع كسب و پيشه و تجارت و هرگاه به منظور ديگري باشد قيد آن به طور صريح.

6- تصريح به آنكه مستأجر حق انتقال به غير را كلاً يا جزئاً يا به نحو اشاعه دارد يا خير.

7- تعهد مستأجر به پرداخت اجرت المثل پس از انقضاء مدت يا فسخ اجاره تا موقع تجديد اجاره يا تخليه ملك به ميزان اجرت المسمي.

ج: تعهدات موجر در عقد اجاره

1- تسليم سالم عين مستأجره به مستأجر جهت استفاده مطلوب (477 ق.م)

2- رفع عيب از مورد اجاره معيوب (478ق.م)

3- تعميرات و كليه مخارجي كه در عين مستأجره براي امكان انتفاع از آن لازم است به عهده مالك است. موجر مي تواند با رضايت خود علاوه بر تعهدات مندرجه در قوانين مربوطه، تعهدات ديگري را نيز قبول نمايد.

د: تعهدات مستأجر در عقد اجاره

1- استعمال متعارف از مورد اجاره و عدم تعدي و تفريط (490 ق.م)

2- استفاده از مورد اجاره براي همان مصرفي كه در اجاره مقرر شده (490 ق.م)

3- پرداخت مال الاجاره به موجر در مواعدي كه مقرر شده (490 ق.م)

4- عدم انتقال عين مستأجره به ديگري در صورتي كه در عقد اجاره شرط باشد. (474 ق.م)

مستأجر با رضايت خود و توافقات حاصله فيمابين مي تواند علاوه بر تعهدات ذكر شده، تعهدات ديگري را نيز قبول نمايد.

لازم به ذكر است، پرداخت ماليات مستغلات يا ماليات بر درآمد كه در شروط قراردادهاي اجاره درجه مي شود مطابق قانون مالياتهاي مستقيم و معمولاً به عهده موجر است.

مبحث دوم: نحوه تنظيم اسناد اجاره در دفاتر اسناد رسمي

مطابق بند 1 ماده 46 ق.ث ثبت كليه عقود و معاملات راجع به عين يا منافع املاكي كه قبلاً در دفتر املاك ثبت شده باشد اجباري است.

در قانون روابط موجر و مستأجر مصوب سال 76 قانونگذار قراردادهاي عادي اجاره كه از عقود و معاملات راجع به منافع املاك است همانند اسناد رسمي تنظيمي در دفاتر اسناد رسمي معتبر دانسته است. شايد به علت تشريفات تنظيم اسناد رسمي در اخذ استعلامات از ادارات ذي ربط، مردم رغبت چنداني به تنظيم اسناد رسمي ندارند و قانونگذار اين امر را مدنظر داشته، مع الوصف با كم كردن استعلامات و تشريفات زايد و قانونمند كردن افراد جامعه در تنظيم اسنادشان به صورت رسمي، موجب كاهش پرونده هاي مراجع انتظامي و قضايي شده و از اتلاف وقت افراد جامعه و هزينه هاي زايد جلوگيري مي شود.

در نحوه تنظيم اسناد رسمي اجاره اركان اصلي سند كه قبلاً ذكر آن گذشت بايد رعايت و مفاد و شروط عقد به طرفين عقد تفهيم شود، و معمولاً اجاره در دفاتر اسناد بدين نحو تنظيم مي شود.

موجر: آقا / خانم / شركت و … با مشخصات كامل و آدرس

مستأجر: آقا / خانم / شركت و … با مشخصات كامل و آدرس

مورد اجاره: ششدانگ يك دستگاه آپارتمان مسكوني / اداري / تجاري واقع در طبقه … به مساحت … مترمربع داراي پلاك ثبتي … (عين مشخصات سند مالكيت نوشته شود) كه مركب از … اتاق خواب و آشپزخانه، سرويس بهداشتي و … و داراي برق اختصاصي شماره … و خط تلفن اختصاصي به شماره … و… مي باشد كه رويت كامل مستأجر رسيده و اقرار به تصرف نمود و حدود و مشخصات آن طبق صفحه … سند مالكيت و يا فيمابين طرفين معلوم و مشخص است و جهت سكونت مستأجر و عائله تحت تكفل وي يا جهت دفتر شركت، مستأجر به اجاره داده مي شود (در املاك تجاري موضوع سرقفلي بايد مشخص شود. مثلاً قيد مي شود كه سرقفلي ملك مورد اجاره قبلاً طي سند شماره … دفتر … از سوي موجر به مستأجر واگذار شده يا شرايط ديگر) و مستأجر حق استفاده ديگري از مورد اجاره ندارد. مدت … سال كامل شمسي از تاريخ …

مال الاجاره: مبلغ … ريال براي تمام مدت كه مستأجر متعهد است در اول هر ماه مبلغ … ريال طي قبض رسمي صادره توسط اين دفتر به موجر بپردازد عدم تأديه هر يك از اقساط اجاره بهاء ظرف مدت ده روز از تاريخ سررسيد موجب حق فسخ در بقيه مدت براي موجر خواهد بود.

شروط: چنانكه گذشت موجر و مستأجر مي توانند به توافق و تراضي شروط مورد توافق كه به خلاف قوانين و اخلاق حسنه نباشد را در عقد اجاره قيد نمايند. اعم از پرداخت ماليات، تعميرات جزيي و كلي، رنگ آميزي و نقاشي، جبران هر گونه كسر و انكسار درب و پنجره و شيشه و غيره، تخليه و تحويل ملك يا ادامه اجاره بعد از انقضاي مدت پرداخت هزينه هاي عمومي ساختمان (شارژ)، تحويل صحيح و سالم مورد اجاره به موجر در انتهاي مدت اجاره و …

مبحث سوم: مستندات اسناد اجاره

1- گواهي مالياتي از دارايي مربوطه در اجراي ماده 187 قانون مالياتهاي مستقيم كه قبلاً بيان شد.

2- استعلام ثبتي زماني كه مدت اجاره بيش از سه سال باشد به علت ارسال خلاصه سند به ثبت محل در فراز چهارم بند 3 ماده 104 آيين نامه قانون ثبت تصريح شده «… در مورد عمري، رقبي و سكني و مواردي كه معامله راجع به انتقال سود ملكي براي بيش از 3 سال باشد مقررات بالا راجع به تنظيم خلاصه سند و فرستادن آن به اداره ثبت حوزه وقوع ملك و قيد آن در زير ثبت ملك در دفتر املاك و در سند مالكيت و بايگاني نمودن خلاصه معامله در پرونده بايد مجري گردد.»

3 – گواهي سازمان تأمين اجتماعي مربوطه در مورد اجاره املاك اداري و تجاري با توجه به مفاد ماده 37 قانون تأمين اجتماعي.

4- مفاصا حساب عوارضي كسبي (در مورد اجاره املاك اداري و تجاري) با توجه به بخشنامه شماره 17727/5 مورخ 21/11/64 اداره كل ثبت تهران

5- استعلام از اتحاديه صنف مربوطه (در اجاره املاك تجاري) بند 48 مجموعه بخشنامه هاي ثبتي «مقتضي است به دفاتر اسناد رسمي حوزه تابعه ابلاغ نماييد كه قبل از تنظيم سند اجاره مربوط به محل كسب مشمول مقررات نظام صنفي موافقت مرجع مربوطه را از نظر نوع كسب جلب و شماره موافقت مذكور را در سند قيد نمايند.»

در انتهاي سند تاريخ تكميل سند قيد و طرفين عقد امضاء مي نمايند.


[1] – دهخدا، علي اكبر، لغت نامه، ج اول، ص 875

[2] – شهيد اول، لمعه دمشقيه، ج دوم، چ 8 ، انتشارات دارالفكر ، سال 77 ، ص 1

[3] – امامي، حسن ، حقوقي مدني، ج 2 ،چ پنجم، انتشارات اسلاميه، سال 55 ، ص 12

[4] – كاتوزيان، ناصر، حقوق مدني، درسهايي از عقود معين، ج 1، چ سوم، سال 80 ، ص 161


برای دریافت خبرنامه ما ثبت نام کنید...

به خبرنامه ما بپیوندید و منابع، محتوای انتخاب شده و الهامات طراحی را مستقیماً در صندوق ورودی خود دریافت کنید.

پست های مرتبط